1.
Køber
1.1.
Køber
Officielt navn
:
Esbjerg Kommune
Køberens retlige status
:
Regional myndighed
Den ordregivende myndigheds aktivitet
:
Generelle offentlige tjenesteydelser
2.
Procedure
2.1.
Procedure
Titel
:
Hensigt om tildeling af kontrakt på levering af et budgetopfølgningssystem til Esbjerg Kommune
Beskrivelse
:
Esbjerg Kommune har til hensigt at tildele en kontrakt til KMD A/S på levering af budgetopfølgningssystemet NemØkonomi. Denne beslutning er truffet på baggrund af, at Esbjerg Kommune vurderer, at KMD A/S er den eneste leverandør, der kan levere en løsning, som opfylder kommunens specifikke krav til et budgetopfølgningssystem indenfor den ønskede tidsramme.
Identifikator for proceduren
:
204ce92c-0f9a-4a28-bf24-287355e5c898
Intern ID
:
323870
Udbudsprocedure
:
Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse
2.1.1.
Formål
Kontraktens hovedformål
:
Varer
Primær klassifikation
(
cpv
):
48812000
Økonomi-informationssystemer
2.1.4.
Generelle oplysninger
Retsgrundlag
:
Direktiv 2014/24/EU
5.
Delkontrakt
5.1.
Delkontrakt
:
LOT-0000
Titel
:
Hensigt om tildeling af kontrakt på levering af et budgetopfølgningssystem til Esbjerg Kommune
Beskrivelse
:
Esbjerg Kommune agter at tildele en kontrakt til KMD A/S på levering af budgetopfølgningssystem (NemØkonomi). Denne beslutning er truffet på baggrund af, at Esbjerg Kommune vurderer, at KMD A/S er den eneste leverandør, der kan levere en løsning, som opfylder kommunens specifikke krav til et budgetopfølgningssystem indenfor den ønskede tidsramme.KMD A/S er efter Esbjerg Kommunes vurdering den eneste leverandør, der kan levere et budgetopfølgningssystem, som er fuldt integreret med kommunens eksisterende økonomisystem (OPUS Økonomi) og lønsystem (SD Løn), og som opfylder alle kommunens krav. Esbjerg Kommune har et indgående kendskab til budgetopfølgnings-systemerne på det kommunale marked, og har herudover kontaktet en række kommuner i forbindelse med afklaringen af, hvilke budgetopfølgningssystemer, der findes på det kommunale marked. På baggrund af ovenstående, har Esbjerg Kommune vurderet, at gennemførelsen af en udbudsprocedure efter procedurerne i udbudslovens afsnit II vil være overflødig, da ingen anden løsning end KMD NemØkonomi vurderes at kunne opfylde kommunens krav til systemets egenskaber. Derfor har Esbjerg Kommune valgt at gennemføre udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse, da kommunen vurderer, at et budgetopfølgningssystem, der opfylder kommunens krav, kun kan leveres af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager, jf. udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. <br>
Intern ID
:
323870
5.1.1.
Formål
Kontraktens hovedformål
:
Varer
Primær klassifikation
(
cpv
):
48812000
Økonomi-informationssystemer
Supplerende klassifikation
(
cpv
):
48440000
Programpakke til finansiel analyse og regnskabsføring
5.1.2.
Udførelsessted
Landsdel (NUTS)
:
Sydjylland
(
DK032
)
Land
:
Danmark
5.1.6.
Generelle oplysninger
Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA)
:
ja
5.1.10.
Tildelingskriterier
Kriterium
:
Type
:
Pris
Beskrivelse
:
Pris
Vægtning (procentdel, præcis)
:
100
5.1.12.
Udbudsvilkår
Oplysninger om klagefrister
:
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.
5.1.16.
Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang
Organisation med ansvar for klager
:
Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne
:
Konkurrence- og forbrugerstyrelsen
6.
Resultater
Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse
:
6 780 000,00
DKK
Direkte tildeling
:
Begrundelse for direkte tildeling
:
Kontrakten kan kun tildeles af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager
Anden begrundelse
:
KMD A/S er efter Esbjerg Kommunes vurdering den eneste leverandør, der kan levere et budgetopfølgningssystem, som er fuldt integreret med kommunens eksisterende økonomisystem (OPUS Økonomi) og lønsystem (SD Løn), og som opfylder alle nedennævnte krav. Esbjerg Kommunes krav til Budgetopfølgningssystem: 1. Idriftsættelse o Budgetopfølgningssystemet skal være et færdigudviklet system, som er klar til idriftsættelse pr. 1. januar 2025 med historiske data for 2024 og budgetter, disponeringer og simuleringer for 2025. o Esbjerg Kommune ønsker således ikke at deltage i udviklingen af et budgetopfølgningssystem. 2. Integration med eksisterende systemer o Systemet skal kunne integreres med alle nuværende økonomisystemer og lønsystemer på det kommunale marked. 3. Brugergrænseflade o Systemet skal have en brugervenlig grænseflade, der er let at navigere i for både centrale og decentrale økonomimedarbejdere og ledere. o Brugergrænsefladen skal give et overskueligt overblik over årets 12 måneder med angivelse af, hvad der er faktisk forbrug, og hvad der er forventet/simuleret forbrug. o Grænsefladen skal være på dansk. 4. Rapportering o Systemet skal kunne generere relevante rapporter i forskellige formater (PDF, Excel, etc.). 5. Sikkerhed o Systemet skal opfylde de højeste sikkerhedsstandarder, herunder kryptering af data under overførsel og lagring. o Adgangskontrol skal være baseret på ”single-sign-on” adgangsstyring. o Adgangen skal kunne styres ud fra Esbjerg Kommunes politiske eller administrative hierarki i finanskontoplanen, så den enkelte bruger på en nem måde kan opsættes til det kontoområde, som udgør brugerens budgetansvar. o Systemet skal logge brugernes adgang til systemet. 6. Skalerbarhed o Systemet skal være skalerbart for at kunne håndtere fremtidige udvidelser og øget datamængde. o Det skal nemt kunne tilpasses ændringer i kommunens organisatoriske struktur, finanskontoplan og budgetprocesser. 7. Support og vedligeholdelse o Leverandøren skal tilbyde support og vedligeholdelses-aftaler, herunder regelmæssige opdateringer og fejlrettelser. o Support skal være på dansk. 8. Funktionelle krav o Systemet skal på overskuelig vis sammenstille budgetter og faktisk forbrug fra økonomisystemet med detaljeret lønforbrug, refusioner og simuleringer fra lønsystemet. o Systemet skal kunne beregne/simulere forventede refusioner ved sygdom, barsel mv. på baggrund af faktiske data fra lønsystemet. o Det skal være muligt via ”drill-down” at få vist detaljerede lønoplysninger på personniveau/stillingskategori/lønart uden ”spring” til lønsystemet. o Det skal via links i systemet være muligt at få vist fakturaer i økonomisystemet på en nem og hurtig måde. o Resultatet af faktisk forbrug, simuleringer, disponeringer og reguleringer skal give brugerne et forventet årsregnskab som de - måned for måned - skal kunne sammenholde med deres korrigerede årsbudget. o Alle brugernes indberetninger af egne disponeringer og reguleringer skal slå igennem med det samme i systemets overbliksbilledet. o Lederne i Esbjerg Kommune skal kunne foretage deres ledelsestilsyn i systemet – både hvad angår budgetopfølgning og stikprøvekontrol. o Systemet skal automatisk kunne udvælge bilag til stikprøvekontrollen i ledelsestilsynet, og systemet skal understøtte en central opfølgning på ledernes kontroller. o Systemet skal understøtte dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe via kommentarer og noter til de disponeringer og reguleringer, som indberettes i systemet. o Det forventede årsregnskab på alle niveauer skal kunne aggregeres op til et samlet forventet årsregnskab for hele kommunen. o Systemet skal via snitflade til kommunens daginstitutionssystem I2 automatisk kunne beregne og korrigere budgetreguleringer på daginstitutionsområdet ud fra faktiske børneantal i daginstitutionerne – måned for måned. o Det ønskes, at systemet indeholder et særligt anlægsmodul til opfølgning på anlægsforbrug og anlægsdisponeringer på projektniveau (option). Esbjerg Kommune har foretaget en markedsafdækning til afdækning af, hvem der kan levere det ønskede budgetopfølgningssystem. I den forbindelse har kommunen været i dialog med mulige leverandører samt forhørt sig ved andre kommuner om deres kendskab til løsninger, der opfylder Esbjerg Kommunes krav. På baggrund af ovenstående, har Esbjerg Kommune vurderet, at gennemførelsen af en udbudsprocedure efter procedurerne i udbudslovens afsnit II vil være overflødig, da ingen anden løsning end KMD NemØkonomi vurderes at kunne opfylde kommunens krav til systemets egenskaber. Derfor har Esbjerg Kommune valgt at gennemføre udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse, da kommunen vurderer, at et budgetopfølgningssystem, der opfylder kommunens krav, kun kan leveres af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager, jf. udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Esbjerg kommune afholder en stand-still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Dvs. tidligst på 11.-dagen efter, at bekendtgørelsen er blevet offentliggjort vil Esbjerg Kommune indgå kontrakten med KMD A/s på levering af budgetopfølgningssystemet KMD NemØkonomi.
6.1.
Resultat delkontrakt-ID
:
LOT-0000
6.1.2.
Oplysninger om vinderne
Vinder
:
Officielt navn
:
KMD A/S
Tilbud
:
Tilbud – Identifikator
:
1
ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter
:
LOT-0000
Værdien af tilbuddet
:
6 780 000,00
DKK
Kontraktoplysninger:
Identifikator for kontrakten
:
1
8.
Organisationer
8.1.
ORG-0001
Officielt navn
:
Esbjerg Kommune
Registreringsnummer
:
29189803
Postadresse
:
Torvegade 74
By
:
Esbjerg
Postnummer
:
6700
Landsdel (NUTS)
:
Sydjylland
(
DK032
)
Land
:
Danmark
Enhed
:
Christian Meyer Vestergaard
Telefon
:
+45 76161616
Denne organisations roller
:
Køber
8.1.
ORG-0002
Officielt navn
:
KMD A/S
Registreringsnummer
:
26911745
Postadresse
:
Lautrupparken 40
By
:
Ballerup
Postnummer
:
2750
Landsdel (NUTS)
:
Københavns omegn
(
DK012
)
Land
:
Danmark
Telefon
:
+45 44601000
Denne organisations roller
:
Tilbudsgiver
Vinder af disse delkontrakter
:
LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Officielt navn
:
Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer
:
37795526
Postadresse
:
Nævnenes Hus, Toldboden 2
By
:
Viborg
Postnummer
:
8800
Landsdel (NUTS)
:
Vestjylland
(
DK041
)
Land
:
Danmark
Telefon
:
+45 72405600
Denne organisations roller
:
Organisation med ansvar for klager
8.1.
ORG-0004
Officielt navn
:
Konkurrence- og forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer
:
10294819
Postadresse
:
Carl Jacobsens Vej 35
By
:
Valby
Postnummer
:
2500
Landsdel (NUTS)
:
Byen København
(
DK011
)
Land
:
Danmark
Telefon
:
+45 41715000
Denne organisations roller
:
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne
10.
Ændring
Udgave af den foregående bekendtgørelse, der skal ændres
:
431db7c0-77e2-4b1b-abf5-956474659bd9-01
Hovedårsagen til ændringen
:
Ajourførte oplysninger
Beskrivelse
:
Har under "Procedure" tilføjet "Begrundelse for direkte tildeling" og "Anden begrundelse"
10.1.
Ændring
Afsnitsidentifikator
:
PROCEDURE
Beskrivelse af ændringer
:
Har tilføjet "Begrundelse for direkte tildeling" og "Anden begrundelse"
11.
Oplysninger om bekendtgørelsen
11.1.
Oplysninger om bekendtgørelsen
Bekendtgørelsens ID
:
e9416208-571d-4815-af57-971d4cddc6e5
-
01
Formulartype
:
Forudgående underretning om direkte tildeling
Bekendtgørelsestype
:
Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
Bekendtgørelsesundertype
:
25
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen
:
22/10/2024
15:04:10 (UTC+2)
Bekendtgørelsens officielle sprog
:
dansk
11.2.
Oplysninger om offentliggørelsen
Bekendtgørelsesnummer
:
641292-2024
EUT-S-nummer
:
207/2024
Offentliggørelsesdato
:
23/10/2024