Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://permalink.mercell.com/63680021.aspx

Internetadresse for køberprofilen: http://www.frederiksberg.dk/

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://permalink.mercell.com/63680021.aspx

Begrænset udbud af kontrakt om vedligeholdelse, support og videreudvikling samt eventuelt drift af ledelsesinformationssystemet FK LIS.

Frederiksberg Kommune udbyder hermed kontrakt om vedligeholdelse, support og videreudvikling samt eventuelt drift af kommunens eksisterende ledelsesinformationssystem, FK LIS, der er udviklet specifikt til Frederiksberg Kommune.

Kontrakten er 5-årig med overtagelse af opgaverne pr. 1.2.2018 og med mulighed for kommunen til forlængelse i op til 3 x 12 måneder. Implementeringsforløb med afklaringsfase, etableringsfase, overtagelsesprøve og efterfølgende driftsprøve forventes igangsat i umiddelbar forlængelse af underskrivelse af kontrakt, ultimo september 2017.

Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, og kommunen vil udvælge de 5 ansøgere, som kan fremvise den største og mest relevante erfaring med varetagelse af opgaver svarende til de udbudte, til at afgive tilbud på kontrakten, jf. nærmere udbudsbekendtgørelsens afsnit II.2.9)

Tryk her http://permalink.mercell.com/63680021.aspx

Baggrunden for udbuddet er, at kommunens kontrakt med den hidtidige leverandør — der har etableret og fortsat udvikler ledelsesinformationssystemet FK LIS i samarbejde med Frederiksberg Kommune — udløber pr. 31.1.2018. Systemet og alle rettigheder hertil ejes af Frederiksberg Kommune.

Det er vigtigt for kommunen, at det kontinuerligt er muligt at benytte systemet, og det er derfor vigtigt, at den vindende tilbudsgiver er klar til at overtage opgaverne med vedligeholdelse, support og udvikling samt eventuelt drift af systemet pr. 1.2.2018. Umiddelbart efter kontraktunderskrivelsen igangsættes derfor et implementeringsforløb, der skal forberede overtagelsen af opgaverne.

Efter overtagelsen vil leverandørens hovedopgaver helt overordnet være

— videreudvikling af systemet, bestående bl.a. i udarbejdelse af nye funktionaliteter og implementering af nye områder i systemet på baggrund af ændringsønsker fra kommunen, samt accepterede forslag til optimering af systemet fra leverandøren

— vedligeholdelse og support af systemet, herunder sikring af høj tilgængelighed og korrekte data, bl.a. ved systemovervågning, fejlrettelse, sikring af backup-procedurer, besvarelse af brugerhenvendelser mv.

— vedligeholdelse og udarbejdelse af systemdokumentation mv.

— aktiv deltagelse i status- og styregruppemøder.

I det omfang kommunen gør brug af option herpå, vil leverandørens opgaver endvidere omfatte

— afholdelse af undervisning/workshops i brugen af systemet

— etablering af driftsmiljø, varetagelse af hosting og driftsafvikling, inkl. opbygning og vedligeholdelse af driftsdokumentation.

De præcise forpligtelser og øvrige biforpligtelser er nærmere beskrevet i kontrakten, samt i bilag og underbilag til kontrakten.

Frederiksberg Kommune har option på forlængelse i op til 3 x 12 måneder.

Udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere vil ske på baggrund af oplysningerne i ansøgernes ESPD'er om referencer og specifik omsætning.

Alene ansøgere, der ikke er omfattet af grundlag for udelukkelse og som opfylder det i udbuddet fastsatte minimumskrav til egnethed, indgår i udvælgelsen.

Er antallet af sådanne egnede ansøgere, der ikke er omfattet af grundlag for udelukkelse, højst 5, vil alle ansøgere blive prækvalificeret. Kommunen forbeholder sig dog at annullere udbudsproceduren, såfremt det skønnes, at antallet af prækvalificerede er for lavt til at sikre tilstrækkelig konkurrence om kontrakten.

Er antallet af egnede ansøgere, der ikke er omfattet af grundlag for udelukkelse, større end 5, vil kommunen prækvalificere de 5, der vurderes bedst egnede på baggrund af nedenstående kriterium:

Ansøgers referencer

Der foretages en vurdering af de af ansøger oplyste erfaringer fra tilsvarende eller lignende kontrakter om vedligeholdelse, support, udvikling og drift af ledelsesinformationssystemer for offentlige myndigheder. I jo højere grad den enkelte reference svarer til den udbudte kontrakt og jo længere samarbejdet har løbet, desto mere positivt vil kommunen bedømme referencen.

I sammenligningen mellem den udbudte kontrakt og referencen vil kommunen lægge vægt på de punkter, som ansøger er blevet bedt om at beskrive i ESPD, og i en samlet vurdering bedømme referencen ud fra

— i hvilket omfang kunden og kundens organisation svarer til Frederiksberg Kommune

— i hvilket omfang ledelsesinformationssystemet er tilpasset kundens behov, og herunder om systemet er baseret på standardkomponenter og er udviklet specifikt til kunden

— i hvilket omfang ansøgers opgaver i driftsfasen modsvarer indholdet af den udbudte kontrakt, og især i hvilket omfang ansøger har varetaget opgaver med videreudvikling

— i hvilket omfang ansøger i forholdet til kunden selv har varetaget opgaverne og været ansvarlig overfor kunden — idet det vil blive bedømt desto mere positivt i jo højere grad ansøger selv har løst opgaverne og været ansvarlig herfor over for kunden

Det præciseres, at det vil ikke vil tælle ned i bedømmelsen af en reference, hvis den er mere omfangsrig end den udbudte kontrakt, herunder såvel indholdsmæssigt som økonomisk, og at det vil ses som positivt, hvis referencen omfatter drift, selvom drift alene er en option i den udbudte kontrakt og derfor ikke nødvendigvis indgår heri.

Måtte to eller flere ansøgere efter en gennemgang af deres respektive referencer ud fra ovenstående blive vurderet til at ligge på samme niveau, vil disse ansøgere blive rangordnet efter, hvem der samlet set over de senest 3 afsluttede regnskabsår har den største omsætning inden for vedligeholdelse, support, udvikling og drift af ledelsesinformationssystemer for offentlige myndigheder.

I bedømmelsen vil for hver ansøger alene indgå de referencer, der fremgår af ESPD og højst fem. Har en ansøger i ESPD angivet flere end 5 referencer, vil alene de første 5 af ansøgers referencer indgå i bedømmelsen.

Ud over option på forlængelse af kontrakten, jf. afsnit II.2.7) ovenfor, omfatter udbuddet følgende optioner, som skal være indeholdt i tilbudsgivers tilbud i henhold til nærmere angivelser i kontraktens bilag 7:

— undervisning af brugerne i anvendelsen af ledelsesinformationssystemet FK LIS

— varetagelse af driften af systemet (hosting mv.).

Ansøger skal vedlægge udfyldt ESPD eller ESPD'er, som skal indeholde de i prækvalifikationsbetingelserne og ESPD'et efterspurgte oplysninger.

Det er et minimumskrav, at ansøgers soliditetsgrad skal være mindst 13 % i gennemsnit i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Der stilles ikke minimumskrav til ansøgers specifikke omsætning, men denne indgår eventuelt i udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere, jf. afsnit II.2.9).

Ansøger skal vedlægge udfyldt ESPD eller ESPD'er, som skal indeholde de i prækvalifikationsbetingelserne og ESPD'et efterspurgte oplysninger.

Der stilles ikke minimumskrav til ansøgers tekniske og faglige kapacitet, men de af ansøger oplyste referencer indgår i udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere, jf. afsnit II.2.9).

Vilkårene for udførelsen af kontrakten fremgår af kontrakten.

Det skal fremhæves,

— at leverandøren skal sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten i form af en anfordringsgaranti på 500 000 DKK

— at leverandøren skal overholde en arbejdsklausul

— at kommunen har ret til at udtræde af kontrakten i forbindelse med afslutningen af afklaringsfasen og i øvrigt kan opsige kontrakten med 6 måneders varsel, dog tidligst til udløb 1 år efter overtagelsesdagen.

I udbuddet gælder de frivillige udelukkelsesgrunde, der fremgår af udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2) og 7).

Som dokumentation for opfyldelse af minimumskrav til egnethed og for oplysninger, der indgår i udvælgelsen, vil den tilbudsgiver, som påtænkes tildelt kontrakt, blive bedt om fremlægge nedenstående til bekræftelse af oplysningerne afgivet i ESPD:

— Uddrag af tilbudsgivers årsregnskaber eller tilsvarende dokumentation, der viser tilbudsgivers soliditetsgrad og omsætningen inden for vedligeholdelse, support, udvikling og drift af ledelsesinformationssystemer for offentlige myndigheder for de seneste tre regnskabsår

— En officiel liste over de betydeligste kontrakter om vedligeholdelse, support, udvikling og drift af ledelsesinformationssystemer for offentlige myndigheder, der er udført inden for de seneste 3 år. Listen skal som minimum indeholde de referencer, der er oplyst i ESPD, og af listen skal for hver kontrakt fremgå:

o en karakteristik af kontrakten indeholdende en nærmere beskrivelse af

x i hvilket omfang ledelsesinformationssystemet er tilpasset kundens behov, herunder om systemet er baseret på standardkomponenter og er udviklet specifikt til kunden

x beskrivelse af tilbudsgivers opgaver ifølge kontrakten i driftsfasen, herunder hvorvidt og i hvilket omfang tilbudsgivers opgave har omfattet vedligeholdelse, support, videreudvikling og drift af systemet

x tilbudsgivers rolle i forholdet til kunden, dvs. om tilbudsgiver eksempelvis var eneansvarlig leverandør, hovedleverandør med en eller flere underleverandører eller underleverandør til en hovedleverandør

o den årlige omsætning på kontrakten

o en angivelse af start- og sluttidspunkt for kontrakten

o navnet på den offentlige eller private kunde, som kontrakten er udført for

o kontaktoplysninger (e-mailadresse og/eller telefonnummer) til kontaktperson eller -personer ansat hos den pågældende kunde, og som vil kunne verificere de anførte oplysninger.

Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiver ikke er forpligtet til at fremlægge dokumentation, som kommunen selv kan skaffe via adgang til en national database. I det omfang det måtte gøres sig gældende, vil tilbudsgiver derfor i stedet for at fremlægge den pågældende dokumentation kunne oplyse kommunen om, hvor oplysningerne vil kunne findes.

Tilbudsgiver skal endvidere fremlægge dokumentation for ikke at være omfattet af grundlag for udelukkelse i form af en attest eller certifikat udstedt af den kompetente myndighed i tilbudsgivers hjemland — for danske tilbudsgivere en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Internetadresse:http://www.klfu.dk

I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klager:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2 stk. 2. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 3 stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mail er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.klfu.dk

Internetadresse:http://www.kfst.dk