Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.rm.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774

Udbud af anskaffelse af system til administration af løn- og personaleopgaver samt arbejdstidsplanlægning som en service.

Kontrakt om anskaffelse af system til administration af løn- og personaleopgaver samt arbejdstidsplanlægning.

Hos leverandøren.

Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standardsystem som en service til understøttelse af de løn- og personaleadministrative processer samt arbejdstidsplanlægning.

Systemet skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— Nemt at anvende

— Effektivt

— Brugervenligt

— Fleksibelt

— Velfungerende både centralt og decentralt.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af systemet:

— Løn- og personaleadministration

— Administration af fravær og refusion

— Tjenestemandspensionsområdet

— Budgettering og budgetopfølgning inklusiv analyse og kontrol

— Fremmødestyring

— Arbejdstidsplanlægning

— Ledelse og ressourcestyring.

Systemet skal pr. 1.11.2019 være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt varetagelse af planlægning forud for fuld ibrugtagning.

Ibrugtagningsdagen for Systemet er den 1.1.2020 (mindstekrav).

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11).

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

I overensstemmelse med Udbudsloven vil Region Midtjylland indlede en forhandling med de udvalgte tilbudsgivere, hvis formål er at indkredse og fastslå, hvorledes Region Midtjyllands behov bedst kan opfyldes.

Under forhandlingerne vil Region Midtjylland sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens. Der udøves ikke forskelsbehandling ved at give oplysninger, som kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre.

Det er ikke givet på forhånd, at Region Midtjylland vil diskutere de samme elementer med alle tilbudsgiverne, og Region Midtjylland forbeholder sig således — under overholdelse af ligebehandlingsprincippet — ret til også at føre forhandling om de elementer i hvert af de konkret afgivne tilbud, der set i forhold til Region Midtjylland er relevante.

Forud for afholdelse af forhandlingsmødet vil hver tilbudsgiver få tilsendt en agenda og en angivelse af de hovedemner, som Region Midtjylland ønsker at diskutere.

Det er en betingelse for tilbudsgiverens videre deltagelse i udbuddet med forhandling, herunder ret til afgivelse af endeligt tilbud, at tilbudsgiveren rettidigt har afgivet indledende tilbud og eventuelle reviderede forhandlingstilbud i forhandlingsfasen.

Region Midtjylland forbeholder sig ret til i forhandlingsfasen at anmode tilbudsgiverne om deltagelse i yderligere forhandlingsmøder. Der vil ikke ske en begrænsning i antallet af tilbud, der skal forhandles.

Deltagerne vil ikke modtage vederlag for forhandlingerne.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc-ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc-bistand.

Forlængelse med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den økonomiske og finansielle kapacitet ud fra de i pkt. III.1.2) afgivne oplysninger samt den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3) afgivne oplysninger, som beskrevet ved vurderingsgrundlaget nedenfor:

I) Den bedste og mest relevante tekniske og faglige formåen vurderet på grundlag af ansøgers referencer, der dokumenterer erfaring med levering af tilsvarende ydelser af tilsvarende kompleksitet og til tilsvarende kunder.

II) Den bedste økonomiske og finansielle formåen vurderet på grundlag af ansøgers omsætning og soliditetsgrad, hvor der vil blive lagt særligt vægt på, at der dokumenteres en høj og stabil omsætning og en høj soliditetsgrad.

Referencer (I) vægter mere end omsætning og soliditetsgrad (II).

Der er følgende optioner:

— Elektronisk personalesag som tilføjelse til understøttelsen af løn- og personaleadministration

— Brugeradministration — integration til BSK

— Drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data (konvertering)

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data

— Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Iht. Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles. Et samlet udbud af systemet er således den mest hensigtsmæssige løsning for ordregiver, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos 1 leverandør.

Ansøger skal aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet »ESPD «), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1. Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og

2. Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og

3. Hvorvidt ansøgeren er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer) og i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssig påvirkning af beslutningsproces mv.)

Anmodning om prækvalifikation kan kun tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således ikke afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Ansøger skal aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet »ESPD«), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1. Ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

2. Ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

Anmodning om prækvalifikation kan kun tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således ikke afgives på anden vis.

Soliditetsgraden for de 3 år skal angives i ESPD, del IV, afsnit B (Finansielle nøgletal). Bemærk, at ansøger i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet »Nøgletal« og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet »Beskrivelse«.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD som omfatter ovennævnte erklæringer.

Ved anmodninger fra konsortier og tilbud med underleverandører: Der vil ved vurderingen af den finansielle/økonomiske formåen ikke ske en matematisk beregning og sammenlægning af deltagernes økonomiske nøgletal med henblik på at beregne gennemsnitlige nøgletal for konsortiet eller hovedleverandøren/underleverandøren i sin helhed. Vurderingen af den økonomiske og finansielle formåen for et konsortium eller for en hovedleverandør med underleverandør(er) vil derimod ske på basis af dels en vurdering af de enkelte deltageres forhold, dels samlet overordnet vurdering af konsortiets eller hovedleverandøren/underleverandørens økonomiske og finansielle formåen i sin helhed.

Ansøger skal aflevere et »fælleseuropæisk udbudsdokument« (også kaldet »ESPD«), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

1. Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. herved pkt. II.2.4), ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af beløb og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet »Beskrivelse« skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, skal de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som ansøgeren baserer sin anmodning på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Anmodning om prækvalifikation kan kun tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 148, stk. 3. Erklæringer kan således ikke afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Såfremt kontrakten tildeles en ansøger, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (jf. punkt III.1.2)), skal hver enkelt af disse enheder påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

Kontrakten forventes genudbud ved kontraktophør.

Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodning om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.1) angivne betingelser for deltagelse og skal indeholde de oplysninger, erklæringer mv., der efterspørges i pkt. III.1.1), III.1.2) og III.1.3). Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD. ESPD kan udfyldes via eESPD.

Fristen i punkt IV.3.2) er fristen for modtagelse af anmodning om prækvalifikation. Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet.

Anmodning om prækvalifikation skal uploades vi EU-Supply. Anmodning om prækvalifikation kan ikke afgives andetsteds.

Ansøgere kan i prækvalifikationsfasen stille spørgsmål, der er direkte relevante i forbindelse med udarbejdelsen af anmodningen om prækvalifikation. Spørgsmål skal være skriftlige, på dansk og skal afgives via udbudssystemets beskedfunktion med tydelig angivelse af det, der spørges til. Spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt og løbende. Sidste frist for spørgsmål er: Tirsdag den 7.11.2017 kl. 16:00 lokal tid.

Spørgsmål, der modtages inden denne frist, kan forventes besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation.

Det kan ikke forventes, at ordregiver vil besvare spørgsmål senere end 6 dage inden udløbet af fristen for anmodning om prækvalifikation, da dette vil kræve, at prækvalifikationsfristen forlænges. Ordregiver forbeholder sig dog ret hertil, hvis dette efter omstændighederne vurderes nødvendigt.

En ansøger eller tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 og 6 finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren/tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD.

Ordregiver kan desuden på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i ESPD, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2.

Tilsvarende kan ordregiver anmode tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver.

Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsprocedure.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Ad pkt. II.2.7): Den angivne kontraktvarighed på 5 år forventes at løbe fra den 1.1.2020.

Ad pkt. IV.2.4): Sprogkravet er dansk, idet det dog helt undtagelsesvist kan accepteres, at eventuelle forhandlinger vedrørende rent tekniske/løsningsspecifikke forhold kan ske på engelsk.

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse:http://www.kfst.dk