Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.politi.dk

Udbud af kontrakt om vedligeholdelse, support og videreudvikling af Rigspolitiets SIRENE II system

Kontrakten vedrører support, vedligeholdelse og videreudvikling af Rigspolitiets SIRENE II system.

Rigspolitiets SIRENE II system er et specialudviklet sagsbehandlingssystem, som Rigspolitiet anvender til opdatering i SIS (Schengen Information System), og til styring og kontrol af nationale efterlysninger i SIS og til udveksling af supplerende oplysninger med andre landes Sirene-kontorer. Brugerne af Rigspolitiets SIRENE II system har mulighed for at se sagers prioritet, bearbejde sager og styre sagerne i et workflow fortsættes i punkt II.2.4).

Fortsat fra punkt II.1.4).

SIS består af en central database (CS-SIS), som er til rådighed for Schengen-landenes nationale myndigheder. Nogle af landene har en national kopi af CS-SIS. Danmark har ikke en national kopi og laver derfor opslag direkte i CS-SIS. I Danmark er det politiet, SKAT, Udenrigsministeriet og Udlændinge- og Integrations Ministeriet, der kan lave opslag i CS-SIS.

CS-SIS databasen indeholder dog kun de oplysninger, der er nødvendige for at identificere en person eller genstand og træffe nødvendige foranstaltninger. Sirene er den struktur, der er etableret for at udveksle supplerende oplysninger. Hver medlemsstat skal i henhold til SIS II-retsgrundlaget oprette et nationalt Sirenekontor.

Det danske SIRENE II system, har grænseflader til CS-SIS databasen foruden nationale danske registre. Desuden udveksles oplysninger bilateralt med tilsvarende Sirenesystemer i andre lande.

SIRENE II baserer sig på en række standardplatforme, og der indgår forskelligt standardprogrammel i løsningen.

Rigspolitiet varetager selv drift og brugersupport af SIRENE II systemet.

Rigspolitiet har ret til at forlænge aftalen på uændrede vilkår med to gange et år.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de bedste og mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten om-fatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4).

Vurderingen sker på baggrund af de oplysninger, som ansøger har anført om sine referencer, jf. punkt III.1.3).

Rigspolitiet ser gerne, at ansøger i sine referencebeskrivelser tydeliggøre sammenligneligheden mellem referencen og dette udbud/den konkrete opgave i forhold til følgende:

a) De omfattede ydelser, jf. afsnit II.1.4).

b) Ordregivers forretningsmæssige behov og karakteristika.

c) Type, hovedfunktionalitet og anvendelse af it-løsningen.

d) Platform, arkitektur og teknologi for it-løsningen.

I vurderingen af ansøgers referencebeskrivelser vil det vægte positivt, såfremt ansøger kan dokumentere erfaring med varetagelse af tilsvarende ydelser for kunder med forretningsmæssige behov og karakteristika, som i al væsentlighed svarer til Rigspolitiets. Det vil ligeledes vægte positivt, at ansøger kan dokumentere erfaringer med:

— Support, vedligeholdelse og videreudvikling af forretningskritiske it-løsninger med høje oppetidskrav,

— Udvikling af applikationer der benytter teknologier som .Net, IIS, Web Services og SQL-server,

— Levering af administrative systemer til offentlige myndigheder.

Sammenfattende beror relevansvurdering på ordregivers samlede skøn over indholdet af ansøgers referencer, herunder også den økonomiske værdi.

Skala for relevans af referencer:

1: Ikke relevant.

2: Mindre relevant.

3: Relevant.

4: Meget relevant.

5: Særdeles relevant.

Option på 24/7/365 Support, jf. Kontraktens bilag 18.

Se punkt VI.3) nedenfor.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår, og,

— Ansøgers egenkapital i de tre seneste disponible regnskabsår, og,

— Ansøges soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Ad omsætning: Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne om-sætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysninger afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moderselskab eller en underleverandør), skal oplysninger ligeledes afgives for disse enheder.

Ad egenkapital: Virksomheden balance eller uddrag heraf i de tre seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelsen af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelsen. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Ad soliditetsgrad: Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Som mindstekrav kræves:

— en samlet årlig omsætning på mindst 30 mio. kr. i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår, samt,

— en soliditetsgrad på minimum 20 %, og,

— en egenkapital på mindst 10 mio. kr. ved udløb af seneste regnskabsår, og,

— at ansøger har haft et positivt resultat før skat i mindst to ud af de seneste tre afsluttede regnskabsår.

Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen og egenkapitalen som ansøgerens og disse andre enheders samlede omsætning og egenkapital i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes omsætningen og egen-kapitalen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B. Der henvises til Rigspolitiets guide til ESPD.

Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 3 betydeligste sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9). Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.1.4), anførte ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Der kan maksimalt angives 3 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).

Såfremt der angives mere end 3 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer. Referencer her ud over vil der blive set bort fra.

Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.1.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3) og hvordan ansøger/tilbudsgiver opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9).

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Som mindstekrav kræves mindst 1 sammenlignelig reference. Ved sammenlignelig reference menes, at ansøger opfylder ét eller flere af følgende kriterier:

1. Dokumenteret erfaring med support, vedligeholdelse og videreudvikling af forretningskritiske it-løsninger med høje oppetidskrav,

2. Dokumenterede erfaringer med udvikling af applikationer der benytter teknologier som .Net, IIS, Web Services og SQL-server.

3. Dokumenteret erfaring med levering af administrative systemer til offentlige myndigheder.

Kontrakten indeholder krav om, at relevante medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes til ”HEM”.

Herudover henvises til den i udbudsmaterialet indeholdte kontrakt, herunder navnlig bilag 19 ”Sikkerhed”, bilag 20 ”Samfundsansvar” samt bilag 22 ”Databehandleraftale”.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende offentlige udbud«. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger/tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt ansøgningen/tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 20. februar 2018. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger/tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

— o0o-.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Der henvises til ordregivers guide til ESPD.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i ud-budslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrundene anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1-6, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153.

— o0o-.

Yderligere oplysninger:

I relation til punkt I.3) bemærkes, at bilag 02 (Situationsbeskrivelse) samt dertilhørende underbilag er klassificeret. Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 4 og 9 mht. adgang til disse dokumenter.

I relation til punkt II.1.5) og punkt II.2.6) bemærkes, at kontrakten, inklusiv en pulje på 3.000 timer til mulig videreudvikling skønnes at have en værdi på 9-11 mio. kr. i løbet af de 48 måneder. Optioner på forlængelse af kontraktens løbetid anslås til 1-1,5 mio. kr. for hvert års forlængelse. Option på 24/7/365 support, jf. ovenstående punkt II.2.11), skønnes at have en værdi på 0,5-1,5 mio. kr. Samlet set skønnes kontrakten inkl. optioner at have en værdi på 11-15 mio. kr. Opgørelsen er behæftet med stor usikkerhed, men udgør ordregivers bedste skøn på nuværende tidspunkt.

Endvidere bemærkes, at der forudses et behov for en større Ændring (den ovennævnte pulje på 3.000 timer) som følge af Europa-Kommissionens forslag om at gøre Schengeninformationssystemet (SIS) mere effektivt, jf. kontraktens bilag 03 (kravspecifikation).

I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk.

Internetadresse:http://www.kfst.dk