Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.hillerod.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774

Udbud af anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.

Hos leverandøren.

Udbuddet omfatter anskaffelse af standard økonomi- og et lønsystemer som en Service.

Systemerne skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— Nemme at anvende,

— Effektiv,

— Brugervenlige,

— Fleksible,

— Velfungerende både centralt og decentralt.

Økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober 2018. Økonomisystemet skal desuden være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december 2018 af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.

Lønsystemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december 2018.

For begge Systemer gælder, at Ibrugtagningsdagen er den 1. januar 2019 (mindstekrav).

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af økonomisystemet:

— Kontoplan,

— Budget og budgetopfølgning – herunder likviditet,

— Debitor,

— Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— Rapportering og analyse,

— Ledelsesinformation,

— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— Betaling (bank, kasse og e-faktura), kreditor og finansbogføring,

— Ledelsestilsyn og kontroller.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af lønsystemet:

— Løn- og personaleadministration,

— Administration af fravær og refusion,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomiforhold og lønbudgettering,

— Ledelsesinformation,

— Ledelsestilsyn og kontroller,

— Vagtplanlægning.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Der er følgende optioner, der skal gives tilbud på:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data,

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles.

Det samlede udbud er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 (vedrører tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser) og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer) og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 3 (vedrører alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet) og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssigt forsøg på påvirkning af ordregivers beslutningsproces mv.).

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed),

— Tilbudsgivers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD-dokumentet, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Bemærk, at tilbudsgiver i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet ”Nøgletal” og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet ”Beskrivelse”.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Det er i forhold til den årlige omsætning et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 75 mio. kr. i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Det er i forhold til soliditetsgraden et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en soliditetsgrad på minimum 10 % i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for soliditetsgraden foreligger.

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. pkt. II.2.4, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år med angivelse af beløb og modtager, og som dokumenterer erfaring med levering af tilsvarende ydelser af tilsvarende kompleksitet og til tilsvarende kunder.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, SKAL de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sit tilbud på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 148, stk. 3. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Såfremt kontrakten tildeles en ansøger, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (jf. punkt III.1.2), skal hver enkelt af disse enheder påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Kontrakten forventes genudbud ved kontraktophør.

Tilbud skal uploades via EU-Supply, og kan ikke afgives på anden måde.

Til punkt III.1: En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2,3 og 6, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet.

Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Pkt. II.2.7: Kontraktvarighed på 6 år regnes fra ibrugtagningsdagen for systemerne (1. januar 2019).

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Internetadresse:http://www.kfst.dk