Fakta om udbudet

EU-nr
2018/S 016-032666
Offentliggjort
24.01.2018
Udbudstype
Offentligt udbud

Udbyder

Hillerød Kommune

Vindere

Udbud af anskaffelse af økonomi- og lønsystem som en service

(14.04.2018)
KMD A/S
Lautrupparken 40-42
2750 Ballerup

Udbud af anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service


Hillerød Kommune

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Hillerød Kommune
29189366
Trollesmindealle 27
Hillerød
DK-3400
Danmark
Kontaktperson: Maj-Britt Böwadt
Telefon: +45 51617987
E-mail: mab@ramboll.com
NUTS-kode: DK013

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.hillerod.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774

I.2) Fælles udbud
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=198080&B=DK_UDBUD
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=198080&B=DK_UDBUD
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til den ovennævnte adresse
I.4) Type ordregivende myndighed
Regional eller lokal myndighed
I.5) Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Udbud af anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service

II.1.2) Hoved-CPV-kode
72514000
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter anskaffelse af økonomi- og lønsystemer som en Service.

II.1.5) Anslået samlet værdi
Værdi eksklusive moms: 40 000 000.00 DKK
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
72253200
72254100
72260000
72261000
72265000
72311100
72514100
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK
Hovedudførelsessted:

Hos leverandøren.

II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Udbuddet omfatter anskaffelse af standard økonomi- og et lønsystemer som en Service.

Systemerne skal såvel i sin helhed som i de enkelte dele og funktioner være:

— Nemme at anvende,

— Effektiv,

— Brugervenlige,

— Fleksible,

— Velfungerende både centralt og decentralt.

Økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgetter for det kommende budgetår senest den 1. oktober 2018. Økonomisystemet skal desuden være klar til varetagelse af samtlige opgaver senest den 1. december 2018 af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden.

Lønsystemet skal være klar til indberetning af løndata for forudlønnede samt oprettelse af vagtplaner senest den 1. december 2018.

For begge Systemer gælder, at Ibrugtagningsdagen er den 1. januar 2019 (mindstekrav).

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af økonomisystemet:

— Kontoplan,

— Budget og budgetopfølgning – herunder likviditet,

— Debitor,

— Anlægsstyring og anlægsregnskab,

— Rapportering og analyse,

— Ledelsesinformation,

— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab og omkostningsregnskab,

— Betaling (bank, kasse og e-faktura), kreditor og finansbogføring,

— Ledelsestilsyn og kontroller.

Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af lønsystemet:

— Løn- og personaleadministration,

— Administration af fravær og refusion,

— Tjenestemandspensionsområdet,

— Økonomiforhold og lønbudgettering,

— Ledelsesinformation,

— Ledelsestilsyn og kontroller,

— Vagtplanlægning.

Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.11.

Udbuddet vedrører en offentlig kontrakt. Kontrakten indeholder dog rammeaftalelignende elementer, idet det er muligt at tilkøbe nærmere angivne af hoc ydelser til de fastsatte timepriser for ad hoc bistand.

II.2.5) Tildelingskriterier
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium og alle kriterier er udelukkende anført i udbudsdokumenterne
II.2.6) Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 40 000 000.00 DKK
II.2.7) Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 72
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Kontrakten kan forlænges med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

II.2.10) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

Der er følgende optioner, der skal gives tilbud på:

— Tilgængeliggørelse af eksisterende data,

— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data,

— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø,

— Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

II.2.12) Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2 om opdeling i delkontrakter (opdel eller- forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hensigtsmæssigt kan opdeles.

Det samlede udbud er således den mest hensigtsmæssige løsning, idet ansvaret for etablering af en sammenhængende løsning og integrationen mellem systemerne entydigt ligger hos én leverandør.

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1) Betingelser for deltagelse
III.1.1) Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1-3 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger, hvidvaskning, børnearbejde, ubetalt forfalden gæld mv.), og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 136 (obligatoriske udelukkelsesgrunde om interessekonflikter, konkurrencefordrejning, groft urigtige oplysninger mv.), og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1 (vedrører tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser) og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (vedrører konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling, rekonstruktion, indstillet erhvervsvirksomhed og lignende situationer) og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 3 (vedrører alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet) og,

— Hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 (vedrører uretmæssigt forsøg på påvirkning af ordregivers beslutningsproces mv.).

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD-dokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument som omfatter ovennævnte erklæringer.

III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed),

— Tilbudsgivers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed). Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver.

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i ESPD-dokumentet, jf. udbudslovens § 148. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Bemærk, at tilbudsgiver i forhold til angivelsen af soliditetsgraden også skal oplyse, hvilken egenkapital virksomheden har samt værdien af de samlede aktiver. Selve soliditetsgraden skal indsættes i feltet ”Nøgletal” og beregningsgrundlaget (i form af egenkapitalen divideret med de samlede aktiver), skal indsættes i feltet ”Beskrivelse”.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD-dokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Det er i forhold til den årlige omsætning et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 75 mio. kr. i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Det er i forhold til soliditetsgraden et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en soliditetsgrad på minimum 10 % i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for soliditetsgraden foreligger.

III.1.3) Teknisk og faglig kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud aflevere et ”fælleseuropæisk udbudsdokument” (også kaldet ”ESPD-dokumentet”), hvori tilbudsgiver skal afgive erklæringer om følgende forhold:

— Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. pkt. II.2.4, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste tre år med angivelse af beløb og modtager, og som dokumenterer erfaring med levering af tilsvarende ydelser af tilsvarende kompleksitet og til tilsvarende kunder.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af tjenesteydelserne, SKAL de pågældende konkrete dele af tjenesteydelserne udføres af den enhed, som tilbudsgiver baserer sit tilbud på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Tilbud kan ALENE tages i betragtning, såfremt ovennævnte erklæringer er afgivet i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 148, stk. 3. Erklæringer kan således IKKE afgives på anden vis.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt fælleseuropæisk udbudsdokument, som omfatter ovennævnte erklæringer.

III.1.5) Oplysning om reserverede kontrakter
III.2) Kontraktbetingelser
III.2.1) Oplysninger om en bestemt profession
III.2.2) Kontraktudførelsesvilkår:

Særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten omfattende sociale og etiske klausuler samt arbejdsklausul fremgår af udbudsmaterialet.

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Såfremt kontrakten tildeles en ansøger, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (jf. punkt III.1.2), skal hver enkelt af disse enheder påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse, jf. Udbudslovens § 144, stk. 6.

III.2.3) Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Offentligt udbud
IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
IV.1.4) Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.6) Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger
IV.2.1) Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
IV.2.2) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 26/02/2018
Tidspunkt: 12:00
IV.2.3) Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
IV.2.4) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Varighed i måneder: 6 (fra den anførte dato for modtagelse af bud)
IV.2.7) Betingelser for åbning af bud
Dato: 26/02/2018
Tidspunkt: 12:00
Oplysninger om adgangsberettigede personer og fremgangsmåde ved åbning af bud:

Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: ja
Skønnet tidsplan for offentliggørelse af yderligere bekendtgørelser:

Kontrakten forventes genudbud ved kontraktophør.

VI.2) Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering accepteres
VI.3) Yderligere oplysninger:

Tilbud skal uploades via EU-Supply, og kan ikke afgives på anden måde.

Til punkt III.1: En tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2,3 og 6, finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke tilbudsgiveren (jf. herunder lovens § 138).

Til punkt III.1: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele til, fremlægger dokumentation i henhold til Udbudslovens § 152 for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet.

Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren anmode en tilbudsgiver om at fremlægge (endelig) dokumentation for de forhold, der er blevet erklæret i det fælleseuropæiske udbudsdokument, jf. Udbudslovens § 151, stk. 2.

Tilsvarende kan ordregiver anmode en tilbudsgiver om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation. I så fald skal den efterspurgte dokumentation fremsendes inden en kortere tidsfrist, der fastsættes af ordregiver. Manglende fremsendelse af efterspurgt dokumentation kan føre til udelukkelse af den pågældende tilbudsgiver fra udbudsproceduren.

Kravene til fremlæggelse af dokumentation fremgår af udbudsbetingelserne.

Pkt. II.2.7: Kontraktvarighed på 6 år regnes fra ibrugtagningsdagen for systemerne (1. januar 2019).

VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Nævnenes Hus, Toldboden 2
Viborg
DK-8800
Danmark
Telefon: +45 72405708
E-mail: klfu@naevneneshus.dk

Internetadresse:https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

VI.4.2) Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
DK-2500
Danmark
Telefon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk
Fax: +45 41715100

Internetadresse:http://www.kfst.dk

VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
22/01/2018

Send til en kollega

0.189