Fakta om udbudet

EU-nr
2018/S 129-294183
Offentliggjort
07.07.2018
Udbudstype
Udbud efter forhandling

Bestilling af materiale

https://tender.konnect.dk/invite/110

Udbyder

Brugerklubben SBSYS

Udbud med forhandling af IT-tjenesteydelser i form af support af SBSYS ESDH


Brugerklubben SBSYS

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Legal Basis:

Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Brugerklubben SBSYS
33734476
c/o Ishøj Kommune, Ishøj Store Torv 20
Ishøj
2635
Danmark
Kontaktperson: Casper Uldbjerg
E-mail: kontakt@tohv.dk
NUTS-kode: DK0

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.sbsys.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://www.sbsys.dk

I.1) Navn og adresser
Alle nuværende og potentielle medlemmer af Brugerklubben SBSYS
c/o Ishøj Kommune, Ishøj Store Torv 20
Ishøj
2635
Danmark
Kontaktperson: Casper Uldbjerg
E-mail: kontakt@tohv.dk
NUTS-kode: DK0

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.sbsys.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://www.sbsys.dk

I.2) Information om fælles indkøb
Kontrakten omfatter fælles udbud
Kontrakten tildeles af en indkøbscentral
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: https://tender.konnect.dk/invite/110
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: https://tender.konnect.dk/invite/110
I.4) Type ordregivende myndighed
Anden type: Brugerklubben SBSYS er en forening for fællesoffentligt samarbejde, og består af en række offentlige organisationer
I.5) Hovedaktivitet
Anden aktivitet: Indkøbscentral

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Udbud med forhandling af IT-tjenesteydelser i form af support af SBSYS ESDH

II.1.2) Hoved-CPV-kode
72250000
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Udbuddet foretages af Brugerklubben SBSYS, men på vegne af en række ordregivende myndigheder i fællesskab.

Ordregiver er:

— Brugerklubben SBSYS,

— De offentlige myndigheder, som er medlemmer af Brugerklubben SBSYS,

— En række potentielle medlemmer af Brugerklubben SBSYS.

For nærmere information henvises til Rammeaftalebilag 12.

Brugerklubben SBSYS ønsker gennem udbuddet at skabe et effektivt fundament for driftsafvikling af SBSYS ESDH hos det enkelte medlem på en måde, hvor medlemmer og leverandører indenfor fællesskabet, nyder gavn af hinandens indsats for at fejlrette, optimere og automatisere løsningsdriften.

Brugerklubben ønsker med udbuddet at opnå:

- Sikker driftsafvikling af de nuværende løsninger,

- Proaktiv driftsovervågning af services,

- Serviceorienteret og empatisk løsningsindsats,

- Gennemskuelighed og dialog i opgaveløsning,

- Understøttelse af flerleverandørstrategi på udviklingsopgaver,

- Understøttelse af realiseringen af den fælles kommunale rammearkitektur.

II.1.5) Anslået samlet værdi
Værdi eksklusive moms: 30 000 000.00 DKK
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK0
II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Brugerklubben SBSYS har følgende mål med at gennemføre udbuddet.

Sikre kompetent og hurtig assistance til medlemmerne af Brugerklubben ved support- og servicebehov – primært på 3rd level, således at medlemmerne kan bibeholde en stabil driftsafvikling i egne miljøer.

Sikre medlemmerne overblik over alle igangværende support- og servicesager på tværs af alle medlemmer ved ensartet brug af fælles ITSM-system på tværs af leverandører og løsninger.

Forudsætninger for at målene realiseres er:

SBSYSsupport-leverandøren har adgang til hvert medlems driftsmiljø, og kan bistå udvalgte medarbejdere fra hvert medlem med support af SBSYS-systemet at der etableres et fælles ITSM-system med adgange for alle Brugerklubbens medlemmer og leverandører konstruktivt samarbejde mellem leverandører som sikrer effektive supportprocesser.

Nærværende udbud omfatter følgende ydelser:

1) Teknisk support af SBSYS-systemet hos medlemmerne af brugerklubben;

2) Håndtering og varetagelse af opdateringer af SBSYS-systemet hos hvert medlem 1-3 gange om året;

3) Deployment af Patches hos hvert medlem ved behov;

4) Samarbejde med leverandører og medlemmet, herunder særligt SBSYS-leverandøren og SBSIPsupport-leverandøren i tilfælde af driftsforstyrrelser og gennemførelse af Problem Management.

Brugerklubben SBSYS ønsker at opbygge tætte og tillidsbaserede leverandørsamarbejder med en portefølje af markedsledende leverandører, som bistår Brugerklubben SBSYS med at realisere målet om en sammenhængende digital forvaltning.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

Brugerklubben SBSYS forbeholder sig retten til at tildele rammeaftalen på grundlag af det indledende tilbud.

Forhandlingsforløbet fremgår af udbudsbetingelsernes afsnit 4.2

Brugerklubben SBSYS yder ikke vederlag for deltagelse i forhandlingerne.

II.2.5) Tildelingskriterier
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium og alle kriterier er udelukkende anført i udbudsdokumenterne
II.2.6) Anslået værdi
Værdi eksklusive moms: 30 000 000.00 DKK
II.2.7) Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 18
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Brugerklubben kan yderligere forlænge Rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder, med 12 måneder ad gangen.

II.2.9) Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Økonomisk og finansiel formåen: Det er et mindstekrav, at ansøger gennemsnitlig har haft en årlig omsætning på minimum DKK. to (2) millioner baseret på de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Teknisk og faglig formåen:

Ansøger bedes anføre de op til tre (3) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelig med nærværende udbud. Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Brugerklubben alene på de første tre (3) anførte referencer.

Ved en sammenlignelig reference forstås såvel applikationssupport på 3rd-level niveau, der giver bistand til referencens Ordregivers superbrugere eller tilsvarende som teknisk support og problem management af et sagsbærende it-system for offentlige institutioner, subsidiært tilsvarende organisationer.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb. For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Brugerklubben alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Brugerklubben vil ved udvælgelsen vurdere følgende positivt:

- I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver en overtagelse af en sammenlignelig ydelse til et eksisterende sagsbærende system fra en anden leverandør,

- I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver sammenlignelige ydelser i form af 3rd-level applikationssupport til referencens Ordregivers superbrugere af et sammenligneligt sagsbærende it-system,

- I hvilken grad referencen klart og tydeligt beskriver sammenlignelige ydelser i form af teknisk support og problem management i et komplekst it-miljø med mange forskellige integrationer af et sagsbærende it-system for en offentlig institution,

- Referencens Ordregiver, hvor kommunale og regionale myndighedsreferencer vægtes som det mest positive, dernæst vægtes myndighedsreferencer fra resten af den offentlige sektor og mindst positivt vægtes referencer fra private virksomheder

II.2.10) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

Brugerklubben kan, jf. II.2.7 yderligere forlænge Rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder, med 12 måneder ad gangen.

II.2.12) Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1) Betingelser for deltagelse
III.1.1) Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Ansøger skal sammen med tilbuddet fremsende en udfyldt udgave af Bilag 1 — Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) jf. nedenfor.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf.udbudsbetingelsernes afsnit 2.2. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:

— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør,

— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske repræsentanter,

— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:

— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,

— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger,

— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse medudøvelsenaf erhvervet”.

Ansøger skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:

— Nr. 1: ordregiveren kan påvise, at ansøger eller tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser indenfor det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26.2.2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88,

— Nr. 2: tilbudsgiveren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger eller tilbudsgiveren er hjemhørende,

— Nr. 3: ordregiveren kan påvise, at ansøger eller tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgiverens eller tilbudsgiverens integritet,

— Nr. 4: ordregiveren har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøger eller tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning,

— Nr. 5: ordregiveren kan påvise, at ansøger eller tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion,

— Nr. 6: ordregiveren kan påvise, at ansøger eller tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, hvis tilbudsgiveren eller tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøger eller tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt.

III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet
III.1.3) Teknisk og faglig kapacitet
Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet
III.1.5) Oplysning om reserverede kontrakter
III.2) Kontraktbetingelser
III.2.1) Oplysninger om en bestemt profession
III.2.2) Kontraktudførelsesvilkår:

Rammeaftalen indholder bodsbestemmelser, forsikringsbestemmelser, misligholdelsesbeføjelser m.m. i henhold til Rammeaftalen inkl. Rammeaftalebilag.

III.2.3) Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse
Krav om at anføre navne på og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre kontrakten

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Udbud med forhandling
IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
Udbuddet indebærer udarbejdelse af en rammeaftale
Rammeaftale med en enkelt aktør
IV.1.4) Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.5) Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger
IV.1.6) Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger
IV.2.1) Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
IV.2.2) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 17/08/2018
Tidspunkt: 12:00
IV.2.3) Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
Dato: 24/08/2018
IV.2.4) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Varighed i måneder: 6 (fra den anførte dato for modtagelse af bud)
IV.2.7) Betingelser for åbning af bud

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2) Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering accepteres
VI.3) Yderligere oplysninger:

Elektronisk gennemførelse af udbuddet:

Udbuddet gennemføres i det elektroniske System TenderKonnect.

Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt for interesserede tilbudsgivere via linket:

https://tender.konnect.dk/invite/110

Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem Systemet, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af tilbuddet.

Ordregiverl således se bort fra spørgsmål og tilbud, der er modtaget uden for Systemet.

For at få adgang til Systemet, skal Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte TendeKonnect.

For at få adgang til materialet skal linket jf. ovenfor benyttes, hvorefter der klikkes på ”Se materiale”.

Udbudsmaterialet ligger under ”Udbudsdokumenter”. I ”Notifikationer og beskeder” er alle Ordregivers fællesbeskeder og Tilbudsgivers egne beskeder placeret.

Det er beskrevet i Udbudsbetingelsernes punkt 1.9.2, hvorledes spørgsmål stilles i Systemet og i punkt 3.2 hvorledes tilbuddet afleveres i Systemet.

Ordregiver har desuden mulighed for at indhente oplysninger fra specifikke Tilbudsgivere ved at sende beskeder i Systemet, som Tilbudsgiver kan svare på.

Tilbudsgiver har alene mulighed for på eget initiativ at kontakte Ordregiver gennem egentlige spørgsmål.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af TenderKonnect skal stilles til supporten: support@konnect.dk eller+45 78 75 01 03.

Spørgsmål til udbuddet:

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i TenderKonnect ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”.

Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Billund Kommune.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Dokumenter”.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i systemet.

I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end den 10.8.2018 vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Verificering af oplysninger i ESPD:

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger skal på Billund Kommunes opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 1 – Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. I pkt. 2.3.1, 2.3.2 og 2.3.3beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Nævnenes Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Danmark
Telefon: +45 72405708
E-mail: klfu@naevneneshus.dk

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

VI.4.2) Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
Finder ikke anvendelse
Finder ikke anvendelse
Danmark
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Lov om Klagenævnet for Udbud (Lov nr. 492 af 12.5.2010 som ændret ved lov nr. 1556 af 21.12. 2010, lov nr. 618 af 14. 6.2011, lov nr. 1231 af 18.12.2012, lov nr. 511 af 27.5.2013) med efterfølgende ændringer jf. lov nr.1564 af 15.12.2015 (udbudsloven) fastsætter følgende klagefrister for EU-udbud, som ordregiver henholder sig til:

1) en virksomheds klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller denne lovs § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen;

2) Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

2.1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2.2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

2.3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

2.4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Danmark
Telefon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk

Internetadresse: http://www.kfst.dk

VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
04/07/2018

Send til en kollega

0.141