Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/5930b2c9-549c-4c66-ad4d-f226e1f4f1ad/homepage

Internetadresse for køberprofilen: https://musikhusetaarhus.dk/om-musikhuset/om-huset/offentlige-udbud/

Forhandlingsudbud af billetsystem

1) Funktionalitet:

— Bedst mulig brugerfunktionalitet for online kunder,

— Bedst mulig brugerfunktionalitet for boxoffice-delen,

— Bedst mulig administration for Musikhuset,

— Bedst mulig markedsføring,

— Ønsker til Systemer samt integration med Yesplan, KMD Opus, Musikhuset Aarhus’ hjemmeside og andre 3. parts systemer,

— IT-mæssige krav, herunder implementering af nyt System.

2. Funktionalitet - obligatoriske Optioner:

— Tilbudsgivers egen markedsplads,

— Tilbudsgivers bidrag til Musikhuset Aarhus’ egen markedsføring gennem Tilbudsgivers markedsføringsværktøjer og samarbejdspartnere,

— Ledelsesinformation.

3. Samarbejde:

— Bedst mulig samarbejde,

— Bedst mulig support, serviceniveau og uddannelse til gavn for Musikhuset Aarhus,

— Størst mulig fleksibilitet og imødekommenhed overfor udviklingsønsker.

Aarhus C

Musikhuset Aarhus sælger årligt ca. 320 000 billetter til egne arrangementer og arrangementer afholdt af eksterne lejere. Billetsalget kan variere fra år til år. De 320 000 billetter er antal solgte billetter i 2017. Musikhuset Aarhus har behov for et sikkert, brugervenligt, fleksibelt, tidssvarende og fremtidssikret billetsystem, hvor leverandøren konstant har fingeren på pulsen i forhold til den nyeste udvikling indenfor området.

Musikhuset Aarhus´ billetsystem varetages i dag af en ekstern leverandør, Billetlugen, og den nuværende aftale udløber den 30.6.2019. Med et ønske om at sikre en pris- og kvalitetsmæssig forsvarlig drift af billetsystemet, hvor Musikhuset Aarhus´ brugere af billetsystemet sikres størst mulig positiv helhedsoplevelse ved anvendelse af systemet, og hvor Musikhuset Aarhus sikres størst muligt salg, sender Musikhuset Aarhus nu systemet i udbud.

Musikhuset Aarhus rummer såvel egne arrangementer som arrangementer afholdt af eksterne lejere af salene. Kontrakten vedrører al billethåndtering til forestillinger i Musikhuset herunder oprettelse og administration, der foretages af Musikhuset Aarhus. Det er vigtigt, at den nye billetoperatør evner at involverer de 4 andre kulturinstitutioner, der har til huse i Musikhuset Aarhus:

- Det Jyske Musikkonservatorium,

- Aarhus Symfoniorkester,

- Børneteatret Filuren,

- Den Jyske Opera.

Det forudsættes, at aftalen med den kommende billetsystemoperatør skal løbe i perioden 1.7.2019 – 30.6.2023 med mulighed for forlængelse 2 gange 1 år.

Musikhuset ønsker, at gæster - i alle aldre - nemt og hurtigt kan købe billetter og tillægsydelser samt søge information om Musikhusets arrangementer.

Gæsterne skal føle, at de handler hos Musikhuset og deres behov og tilfredshed er Musikhusets primære fokus.

Mere end 80% af Musikhusets kunder køber i dag deres billetter og tilhørende produkter online, og det er essentielt, at disse kunder får en god købsoplevelse, når de handler.

Systemet skal være nemt, intuitivt og overskueligt at navigere i og have et indbydende layout.

Systemet skal indeholde et logisk og intuitivt brugerinterface, der samler alle væsentlige funktioner for de forskellige brugere i Musikhuset.

Billetpersonalet, der betjener Musikhusets gæster ved skranken og via telefonen, skal hurtigt kunne søge alle relevante informationer frem - såsom eventdata og kundedata. Billetpersonalet skal have overblik over de tilgængelige valgmuligheder i systemet, så vores kunder oplever den bedste service.

I 2017 havde Musikhuset Aarhus 650 betalingsarrangementer fordelt på 10 forskellige scener. Disse events administreres af Musikhusets Administration, der opretter og vedligeholder for alle lejere i huset.

Musikhuset efterspørger et tidsbesparende, brugervenligt administrationsmodul med en logisk opbygning, så både erfarne og ikke-erfarne brugere nemt kan navigere i systemet, og muligheden for at lave fejl minimeres.

Musikhusets kunder skal føle, at de handler hos Musikhuset. Det er vigtigt, at Musikhusets brand skinner igennem i al kommunikation med kunden, at købsprocessen er en integreret del af brandet, og at Musikhuset ejer kundedata.

Musikhuset ønsker at være på forkant med udviklingen inden for salg, marketing og CRM. Musikhuset ønsker derfor en samarbejdspartner, som kan bakke op om Musikhusets salg af billetter.

Musikhuset ønsker at udnytte sine resurser bedre gennem automatisering, som sparer tid og giver færre manuelle fejl.

Musikhuset ser det nye billetsystem som en del af en samlet IT-arkitektur, hvor billetsystemet kan integreres med andre af Musikhusets systemer samt evt. tilkøbte systemer. Overgang til nyt system skal kunne foregå uden gener for gæsterne og så smidigt og hurtigt som muligt.

Musikhuset Aarhus ønsker et tæt samarbejde præget af godt partnerskab, hvor begge parter prioriterer samarbejdet.

Der er mulighed for forlængelse to (2) gange1 år. I alt to (2) år.

Ved udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere, lægger Musikhuset Aarhus vægt ansøgernes tekniske og faglige formåen. Musikhuset vil således udvælge de ansøgere, som, gennem deres referencer beviser, at de er det bedst kvalificerede blandt de egnede ansøgere til at drifte og levere et billetsystem, der i omfang og karakter svarer til sådanne ydelser, som kontrakten vedrører.

Udbuddet omfatter følgende obligatoriske optioner:

Obligatoriske Optioner:

— Tilbudsgivers egen markedsplads,

— Tilbudsgivers bidrag til Musikhuset Aarhus’ egen markedsføring gennem Tilbudsgivers markedsføringsværktøjer og samarbejdspartnere,

— Ledelsesinformation.

1) Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis Tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kurator eller af retten, hvis Tilbudsgiver er under tvangsakkord, hvis Tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiver er hjemhørende;

2) Musikhuset Aarhus har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at Tilbudsgiver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning;

3) Musikhuset Aarhus kan påvise, at Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion;

4) Tilbudsgiver er i en interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren;

5) Tilbudsgiver er tidligere skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure.

Tilbudsgiver skal oplyse den samlede årsomsætning for de seneste 2 regnskabsår og egenkapital for de seneste 2 regnskabsår.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav:

- Tilbudsgiver har i de seneste 2 regnskabsår haft en årlig omsætning på mindst 5 000 000 DKK,

- Tilbudsgiver har i de seneste 2 regnskabsår haft en egenkapital på minimum 1 000 000 DKK.

Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 2 referencer inden for levering og drift af et billetsystem, som svarer til den udbudte opgave

For hver reference skal følgende være gældende og beskrives:

1) Drift og levering af et billetsystem, der i omfang og karakter svarer til sådanne ydelser, som kontrakten vedrører. Med dette menes en kontrakt med lignende kompleksitet i opsætning, venues, kunstnere, promotorer og kunder. Referencen skal indeholde levering af et system, der kan sammenlignes med beskrivelsen i kravspecifikationen. Referencen bør endvidere indeholde en beskrivelse af status på levering, hosting, support og drift, som giver en indsigt i, hvordan leveringen af systemet forløb såvel som information vedrørende integration til kundens backend-systemer. Derudover bør muligheden for salg af nummererede sæder, salg af billetter til flere sale og abonnementssalg beskrives;

2) En beskrivelse af kompleksiteten i billetsystemet i øvrigt.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Angår klagen overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens § § 191 og 192, regnes klagefristen på 45 kalenderdage fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og § § 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til Klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til Klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse være indgivet til Klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Internetadresse: www.kfst.dk