Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.aarhus.dk/

Indkøb af videosystemet "Min Video"

”Min Video” - en sikker mobilbaseret optage- og visningsløsning af fortroligt vejlednings- og dokumentationsmateriale til brug af og i Aarhus Kommune.

Løsningen skal være en socialfaglig arbejdsvejledning i en mobilbaseret kontekst:

— Udvikling og tilpasning af mobile-apps og opsætning af serverdrift, der kan understøtte løsningen,

— Håndtering af data både i applikationerne og på server skal håndteres som personhenførbart og fortroligt materiale og foregå i overensstemmelse med de gældende danske dataregler og persondataforordningen,

— Kontrakten vedrører optagelse og visning af primært fortrolige faglige vejleder- og dokumentationsmateriale internt i Aarhus Kommune,

— Kontrakten har til formål at sikre bedre håndtering og lokal vejledning i arbejdet med handicappede, demente og borgere i det socialpædagogiske fagområde,

— Udover understøttelse af en bedre lokalpraksis for ovennævnte, skal løsningen bidrage til borgernes aktuelle handleplaner og sagsbehandling.

Aarhus Kommune.

”Min Video” er et velfærdsteknologisk udviklingsprojekt, hvis primære formål er, at afprøve videovejledning som arbejdsredskab i så mange faglige sammenhænge, som muligt i reelle arbejdskontekster som pilotdrift gennem et år.

Materialet der skal håndteres digitalt i løsningen er af meget fortrolig og personhenførbar karakter (fortrolige samtaler, private plejesituationer mv.). Det er derfor meget vigtigt for Aarhus Kommune at sikre følgende elementer integreret og varetaget i løsningen:

(a) Intet produceret materiale kan tilgås efter brug af løsningen på lokale medier (mobiltelefoner, IPads mv.), og produceret materiale skal slettes fuldstændigt efter det er gemt på den sikre tilknyttede dataplatform.

(b) Al brugeraktivitet skal være logget i løsningen, så aktiviteten kan traces og følges løbende.

(c) Leverandøren skal have erfaring med håndtering og være godkendt til opbevaring/lagring af større video-og lydfiler af den ovenfor beskrevne type.

(d) Det skal være muligt, for godkendte/autoriserede private borgere og andre relevante tilknyttede personer, der ikke er medarbejdere i Aarhus Kommune, at kunne tilgå materialet i løsningen. Tilgangen forudsætter som anført en forudgående godkendelse og er dermed under forudsætning af et udtrykkeligt samtykke/autorisation fra den aktuelle berørte borger/Aarhus Kommune og styret autorisationsopsætning, håndteret af Aarhus Kommunes sikkerhedsorganisation til relevant materiale.

Da en stor del af optagelserne foregår sammen med de berørte borgere, både i faglige plejesituationer eller som led i en borgerdialog, er sikkerheden for succesfulde optagelser vigtig. Optagelserne skal være egnet til efterfølgende brug.

Det anførte medfører, at der er følgende krav til løsningens kvalitet og mobilitet:

(a) Optagelserne skal kunne have en varighed i et spænd fra 2 minutter og op til 2 timer.

(b) Løsningen skal kunne anvendes uafhængigt af, om lokalt er netværksdækning. Løsningen skal således have samme funktionalitet, uanset om der er netværk hos den enkelte borger.

(c) Der lægges vægt på, at løsningen er sikret i forhold til afprøvning og modenhed. For at minimere projektets- og kommunens risici, lægges der således vægt på, at dele eller hele produktet er afprøvet eller taget i brug i andre sammenlignelige sammenhænge.

(d) Endelig skal leverandøren påtage sig ansvaret for levering af en samlet løsning til Aarhus Kommune. (Det er således væsentligt for Aarhus Kommune, at der kun vil være én kontaktflade i forhold til samarbejdet og leverancen).

Der lægges vægt på, at leverandøren har følgende elementer opfyldt som grundlag for, at der opnås sikkerhed for leverancen i kontraktens løbetid:

(a) Leverandøren har den fornødne erfaring og bemanding til, at levere en samlet løsning,

(b) Leverandøren kan dokumentere at have lavet lignende løsninger til andre kunder,

(c) Leverandøren skal kunne etablere og idriftsætte løsningen til levering indenfor 6 måneder fra kontraktindgåelsen.

Forlængelse af kontrakten i 2 x 1 år.

Forud for iværksættelse af tilbudsindhentning, foretog Aarhus Kommune en vurdering af kontraktens ydelse og kontraktværdien.

Vurderingen blev foretaget på baggrund af en markedsundersøgelse med indhentelse af oplysninger om mulige løsninger og priser fra 4 leverandører af IT-tjenesteydelser.

Vurderingen viste en forventet gennemsnitlig pris på 1 000 000 DKK for kontraktens ordinære periode og en samlet kontraktværdi inklusiv optionen på forlængelse i 2 gange 1 år på i alt 1 854 700 DKK ekskl. moms.

Kontraktens værdi sammenholdt med kontraktens genstand, som Aarhus Kommune anså for ikke at have grænseoverskridende interesse førte til en vurdering af, at kontrakten ikke var omfattet af udbudsdirektivet eller udbudsloven. Kontraktens værdi blev således vurderet til at ligge undertærskelværdien for tjenesteydelseskontrakter i udbudsloven.

Det er Aarhus Kommunes vurdering, at kontrakten ikke er omfattet af udbudslovens afsnit II eller III, idet Aarhus Kommune forud for iværksættelse af tilbudsindhentningen har foretaget en fyldestgørende vurdering af kontraktværdien, som har vist at kontraktværdien ligger under tærskelværdien i udbudsloven, da priserne i markedsundersøgelsen lå under tærskelværdien.

På den baggrund blev kontrakten derfor vurderet til ikke at være omfattet af reglerne i udbudslovens afsnit IIeller III, og derfor ikke udbudspligtig. Aarhus Kommune iværksatte derfor en tilbudsindhentning efter udbudslovens § 193, med indhentelse af tilbud på kontrakten. Den indkomne pris bekræftede markedsundersøgelsen, idet kontraktsummen lyder på 854 000 DKK ekskl. moms og samlet inklusiv optioner på 1 458 700 DKK ekskl. moms.

Indkøb af "Min Video"

”Min Video” er et velfærdsteknologisk udviklingsprojekt, hvis primære formål er, at afprøve videovejledning som arbejdsredskab i så mange faglige sammenhænge, som muligt i reelle arbejdskontekster som pilotdrift gennem et år.

Aarhus Kommune har i sin afklaring af markedet for levering af denne ydelse været i dialog med en række potentielle leverandører. I denne dialog og under vurderingen af de afgivne informationer og priser om markedets grundlag for levering af den anførte ydelse har Aarhus kommune lagt vægt på de ovenfor angivne parametre for kontrakten - kvalitet, sikkerhed i løsningen samt pris. På baggrund af den gennemførte markedsdialog konstaterede Aarhus Kommune, at kontraktens værdi begrænsede sig til 854 000 DKK ekskl. moms for den ordinære kontraktperiode. Ved tillæg af optionen på forlængelse og udvidelse af kontrakten til en sitelicens for yderligere tilkoblede brugere udgør kontraktens værdi udelukkende 1 458 700 DKK ekskl. moms.

Aarhus Kommune har endvidere foretaget en vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse og fundet, at kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.

Dette begrundes i følgende:

- Der stilles krav om, at leverandøren skal kunne ydes support på alle tider af døgnet på dansk til slutbrugerne, der befinder sig i Aarhus Kommune,

- Det er et udviklingsprojekt og et produkt der ikke findes på markedet i forvejen. Kontrakten er opbygget med en 2 årig indledende delaftale, med mulighed for forlængelse i 2 gange 1 år.

Med baggrund i løsningens anvendelse til socialfaglig indsats skal al support, sprog og instruktion være dansksproget, for at løsningen fungerer i det tiltænkte anvendelsesområde, hvilket taler imod en klar grænseoverskridende interesse.

Kravene til databehandling og databehandleraftale, samt håndtering af samtykker med borgere i kraft af lovgivningens kompleksitet taler ligeledes imod en klar grænseoverskridende interesse.

Det skal også være muligt, for borgere at se eget materiale i løsningen og derfor skal NemId login være mulig og integreres via Aarhus Kommunes sikkerhedslogin løsning-e-mobility (denne løsning håndterer sikkerhedslogin og logning af brugere der har rollen borger i løsningen).

Sammenfattende og på baggrund af de gennemførte forudgående markedsanalyse, vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse mv., som anført ovenfor, er det Aarhus Kommunes vurdering, at kontrakten ikke er udbudspligtig jf. herved udbudslovens § 6, stk. 1, nr. 3 modsætningsvis, da tærskelværdien ikke er overskredet og kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I tilfælde hvor ordregiveren forud for en kontraktindgåelse har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, hvoraf det fremgår, at ordregiveren agter at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, og denne bekendtgørelse indeholder en begrundelse for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, og når kontrakten ikke er indgået inden udløbet af 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, skal klage i forbindelse med ordregiverens beslutning om, at ordregiveren har til hensigt at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden udløbet af 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.

Internetadresse: www.kfst.dk