Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.regionsjaelland.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394

IT-løsning til styring af logistik i forbindelse med fritvalgsmenu på Region Sjællands sygehuse

Region Sjælland er i færd med at implementere fritvalgsmenu (FVM) på alle hospitaler, sygehuse og psykiatrier i Region Sjælland. FVM er ét madkoncept på tværs af Region Sjælland, som skal tilbyde patienterne frit menuvalg og adgang til mad hele døgnet.

Implementeringen af FVM betyder at patienterne kan bestille mad fra menukort og få maden serveret, når de ønsker dette. Der foreligger således en logistikopgave i at holde afdelingernes bestillingslokationer, herunder ca. 250 køleskabe, opdaterede med det rette udvalg fra menukortet, samt sikre at udløbende fødevarer/produkter udskiftes dagligt.

Til løsningen af denne logistikopgave udbydes nærværende kontrakt om udvikling og levering af en IT-baseret logistikløsning, der kan anvendes af Region Sjællands medarbejdere i deres daglige udførelse af opgaverne forbundet med tømning og opfyldning af køleskabe, samt kan levere relevante dataudtræk.

Region Sjælland.

Region Sjælland er i færd med at implementere fritvalgsmenu (FVM) på alle hospitaler, sygehuse og psykiatrier i Region Sjælland. FVM er ét madkoncept på tværs af Region Sjælland, som skal tilbyde patienterne frit menuvalg og adgang til mad hele døgnet. FVM skal desuden bidrage til at reducere madspild, og have et bæredygtigt sigte.

Implementeringen af FVM blev igangsat 1.1.2018, og forventes færdigimplementeret primo 2020. Pr. 1.5.2018 er FVM således implementeret på matriklerne Sjællands Universitets Hospital (SUH) i Køge og Roskilde, Psykiatrien Øst og Holbæk Sygehus.

Implementeringen af FVM betyder at patienterne kan bestille mad fra menukort og få maden serveret, når de ønsker dette. Der foreligger således en logistikopgave i at holde afdelingernes bestillingslokationer, herunder ca. 250 køleskabe, opdaterede med det rette udvalg fra menukortet, samt sikre at udløbende fødevarer/produkter udskiftes dagligt.

Til løsningen af denne logistikopgave udbydes nærværende kontrakt om udvikling og levering af en IT-baseret logistikløsning, der kan anvendes af Region Sjællands medarbejdere i deres daglige udførelse af opgaverne forbundet med tømning og opfyldning af køleskabe, samt kan levere relevante dataudtræk.

Mulighed for op til 4 forlængelser med hver en varighed på op til 12 måneder.

Udvælgelsen sker på baggrund af oplysningerne afgivet af ansøgere i Udbudsbilag 1 (ESPD), jf. nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. III.1.3.

I forbindelse med udvælgelsen lægges der vægt på omfanget og relevansen af referencerne. I forhold til relevansen af referencerne lægges der vægt på, at der er tale om referencer, der indbefatter udvikling, levering, implementering og drift af et it-baseret lagerstyrings- og/eller logistiksystem, der er anvendt i situationer med en høj omsætningshastighed, mange lokationer, samt hvor varerne har en kort holdbarhed.

Der skal afgives tilbud på træningsvideo, pixi-udgave af brugervejledningen, samt et måleværktøj til måling af svartider. Tilbuddet for denne del skal afgives i Kontraktbilag 13A samt Kontraktbilag 3.

Ansøger skal i Udbudsbilag 1 (ESPD) Del IV, pkt. C angive op til 10 referencer for ydelser eller leverancer leveret inden for de seneste 3 år regnet fra dato for ansøgningsfrist, jf. nærværende udbudsbekendtgørelse pkt. IV.2.2 samt pkt. 3 nedenfor. Såfremt der angives mere end 10 referencer vil alene de 10 første konditionsmæssige referencer (læst oppefra) indgå i evalueringen, jf. pkt. II.2.9 i nærværende udbudsbekendtgørelse.

Med henblik på at skabe det bedste grundlag for Ordregivers evaluering med henblik på udvælgelse, jf. pkt. II.2.9 i nærværende udbudsbekendtgørelse, bør referencerne indeholde oplysninger om følgende:

1) Beskrivelse af ydelsen eller leverancen, herunder hvorvidt og i hvilket omfang der er tale om udvikling, levering, implementering, og drift af et it-baseret lagerstyrings- og/eller logistiksystem. Ydermere bør beskrivelsen indeholde oplysninger om holdbarhed og omsætningshastighed for de varer som ydelsen fungerer som lagerstyrings- og/eller logistiksystem for, samt antallet af lokationer som systemet skulle styre;

2) Kontraktens værdi, dette kan være i form af den eksakte kontraktværdi, eller en nedrundet værdi, såfremt det af fortrolighedshensyn eller andre årsager ikke lader sig gøre at angive et eksakt beløb;

3) Startdato, forstået som dato for kontraktunderskrift. Bemærk at referencen ikke vil blive taget i betragtning såfremt startdatoen ligger tidligere end 3 år fra dato for ansøgningsfrist, jf. nærværende udbudsbekendtgørelse pkt. IV.2.2;

4) Slutdato, forstået som dato for kontraktens udløb eller afslutning. Der er ikke et krav om at kontrakten skal være udløbet eller afsluttet på tidspunktet for ansøgningens fremsendelse. Dog kan beskrivelsen af ydelsen, jf. pkt. 1 ovenfor alene omfatte de ydelser eller leverancer, der er leveret på tidspunktet for ansøgningens fremsendelse. Eventuel angivelse af ydelser eller leverancer, der først vil blive udført senere end tidspunktet vil ikke indgå i evalueringen af den pågældende reference;

5) Modtagere, forstået som modtageren af den leverede ydelse eller leverance.

Om ESPD og dokumentation for deri afgivne oplysninger:

Ansøgers anvendelse af det i udbudsmaterialet inkluderede Udbudsbilag 1 (ESPD) er en forudsætning for deltagelse i nærværende udbudsprocedure, jf. Udbudsloven § 148. Region Sjælland kræver således, at ansøger anvender Udbudsbilag 1 (ESPD) som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde oplistet i udbudslovens § § 135 og 136. Endvidere kræves det, at ansøger anvender Udbudsbilag 1 (ESPD) til angivelse af sine eventuelle referencer, jf. nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. II.2.9 og III.1.3. Ansøgninger fremsendt på anden vis vil ikke blive taget i betragtning. Region Sjælland gør endvidere opmærksom på, at såfremt en ansøger er omfattet af en eller flere af de i § § 135 – 136 angivne udelukkelsesgrunde vil det medføre udelukkelse fra nærværende udbudsprocedure, dog med undtagelse af tilfælde hvor ansøger dokumenterer sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.

I de tilfælde hvor et konsortium ansøger om deltagelse, skal der fremsendes et Udbudsbilag 1 (ESPD) for hver af konsortiets deltagere, lige som der i det tilfælde hvor en ansøger baserer sin ansøgning på udnyttelse af andre enheders kapacitet, skal fremsendes et Udbudsbilag 1 (ESPD), for ansøger samt hver af de enheder denne baserer sin ansøgning på.

Forud for tildeling af den udbudte kontrakt skal Region Sjælland, fra den Tilbudsgiver som påtænkes tildelt kontrakten, indhente dokumentation for oplysningerne afgivet i Udbudsbilag 1 (ESPD), jf. udbudslovens § § 151- 153.

I det tilfælde at den Tilbudsgiver som Region Sjælland påtænker at tildele kontrakten er et konsortium skal ovenfor nævnte dokumentation fremsendes for hver af de i konsortiet deltagende juridiske enheder. Ydermere skal der i denne situation fremsendes en erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse, der er underskrevet af samtlige konsortiets deltagere. I det tilfælde at den Tilbudsgiver som Region Sjælland påtænker at tildele kontrakten beror sig på udnyttelse af andre enheders kapacitet skal ovenfor nævnte dokumentation fremsendes for Tilbudsgiveren samt den enhed som Tilbudsgiveren beror sig på. Endvidere skal der i dette tilfælde fremsendes en støtteerklæring, der er underskrevet af den støttende enhed.

Region Sjælland forbeholder sig ret, men forpligter sig ikke, til at gøre anvendelse af de virkemidler, der er angivet i Udbudslovens § 159, stk. 5.

Om forhandlingsfasen:

Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiverne om de indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale. Dialogen via forhandlingerne skal sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder ordregivers behov, understøtter en effektiv og god konkurrence om ordren, og hindrer misforståelser og fejl.

Efter modtagelse af de indledende tilbud, afholder Ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud.

Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være en skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål inden det reviderede udbudsmateriale sendes til tilbudsgiverne med henblik på afgivelse af endeligt tilbud.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.

Internetadresse: http://www.kfst.dk