23948sdkhjf

Fakta om udbudet

EU-nr
2018/S 233-532677
Offentliggjort
04.12.2018
Udbudstype
Udbud efter forhandling

Udbyder

Region Sjælland

ESDH system


Region Sjælland

Udbudsbekendtgørelse

Tjenesteydelser

Legal Basis:

Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Region Sjælland
29190658
Alleen 15
Sorø
4180
Danmark
Kontaktperson: Lene Trier Pedersen
Telefon: +45 93567110
E-mail: letp@regionsjaelland.dk
NUTS-kode: DK02

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.regionsjaelland.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394

I.2) Information om fælles indkøb
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=218596&B=RS
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=218596&B=RS
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til den ovennævnte adresse
I.4) Type ordregivende myndighed
Regional eller lokal myndighed
I.5) Hovedaktivitet
Sundhed

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

ESDH system

Sagsnr.: 18-001651
II.1.2) Hoved-CPV-kode
72268000
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Gennemførelse af et udbud vedr. et nyt ESDH system skal sikre, at der indgås servicekontrakt og leveranceaftale med en ESDH leverandør, som...

1) ... bedst muligt opfylder Region Sjællands funktionelle og non-funktionelle krav;

2) ... tilbyder den bedst mulige vedligeholdelse og service, der sikrer Koncern IT servicemål for driftsstabilitet;

3) ... opfylder sikkerhedskrav i forhold til Persondatalovgivning (GPDR);

4) ... opfylder krav til gældende lovgivning, herunder offentligheds-, forvaltnings- og arkivloven;

5) ... tilbyder en standardløsning, der kan moduleres og tilpasses Region Sjællands.

Organisation og teknisk integration til andre hjælpesystemer.

II.1.5) Anslået samlet værdi
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
72000000
72200000
72260000
72267000
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK02
II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Region Sjælland ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Region Sjælland har anvendt ESDH systemer siden regionens dannelse i 2007 og har dermed en solid erfaring med at anvende ESDH i forskellige dele af en stor organisation, hvor mange forskellige typer af administrative arbejdsopgaver løses på mange fysiske lokationer, i forskellige organisatoriske setups og af medarbejdere med forskellig faglig baggrund.

Region Sjælland ser derfor sig selv som en erfaren ESDH bruger med ambitioner. Visionen for vores kommende ESDH er at Region Sjælland med regionens overordnede ESDH-system skal sikre, at ledere og medarbejdere har et effektivt digitalt arbejdsredskab, der kan optimere vores arbejdsprocesser.

Løsningen skal være så intuitiv, at medarbejdere og ledere oplever det som let og naturligt at anvende deres digitale arbejdsplads. ESDH-løsningen skal derfor understøtte en række forskellige arbejdsgange, der dækker Region Sjællands anvendelsesområder. Disse beskrives via brugerhistorier.

En solid ESDH-understøttelse af arbejdsprocesser sikrer ligeledes, at sager journaliseres løbende, og at der er mulighed for at følge og have overblik over sagsdannelsen og sagsprocesser. Det understøtter også ledelsens behov for overblik over fristoverholdelse, sagsbehandlingstider og lignende parametre.

Det skal med andre ord være helt enkelt at gøre det rigtigt og regionens grundtanke er Rette dokument på Rette sted. Region Sjællands vision for anvendelsen af ESDH beskrives i nedenstående under 5 punkter, men skal ses som en samlet vision. De 5 punkter er er:

- Effektiv opgaveløsning og videndeling,

- Fleksibel adgang til information og arbejdsrum uafhængig af tid og sted,

- Ensartede håndteringer, overblik og sammenhænge på tværs af regionen,

- Tilpasse fremtidige processer og anvendelsesområder,

- Digital informationsudveksling mellem samarbejdspartnere.

II.2.5) Tildelingskriterier
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium og alle kriterier er udelukkende anført i udbudsdokumenterne
II.2.6) Anslået værdi
II.2.7) Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 72
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

24+24 måneder

II.2.9) Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Udvælgelsen mellem Ansøgere laves på baggrund af referencer, som Ansøger skal angive i Udbudsbilag 1A.

I vurderingen af referencer vil Ordregiver lægge vægt på at:

- Kunden havde mere end 1 800 brugere, af det leverede ESDH system,

- Kunden udførte sagsbehandling der er sammenlignelig med Region Sjælland,

- Kundens organisatoriske kompleksitet og antal af arbejdsgange var sammenlignelig med Region Sjællands,

- Referencen indbefattede procesunderstøttelse og implementering i organisationen,

- Referencen indbefattede tilpasningsevne til Kundens infrastruktur, og at Kunden havde en infrastruktur der mindede om Region Sjællands, jf. bilag 2B,

- Referencen indbefattede implementering/konfiguration og/eller efterfølgende videreudvikling af det leverede system,

- Der har været brugt agil/iterativ metode til implementering/konfiguration og/eller efterfølgende udvikling af systemet,

- Referencen indbefattede omfattende drifts- og serviceopgaver.

En reference, der dækker flere af punkter ovenstående vurderes som værende mere velegnet, end en reference der kun dækker én af punkterne, ligesom det vægtes positivt at have flere end 3 referencer, dog maksimalt 5.

II.2.10) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

1) Region Sjælland påregner i forbindelse med implementeringen af den nye løsning at foretage aflevering af data fra Regionens 2 nuværende ESDH-systemer FICS og 360 til Rigsarktivet. Der skal ske aflevering af alle ikke tidligere afleverede, men nu afsluttede sager i henhold til gældende regler og retningslinjer for aflevering af data fra ESDH-systemer;

2) Udbuddet inkluderer mulighed for fremtidig udvikling gennem opgaver beskrevet i kravspecifikationen, og inkluderet som et forventet timeantal i evalueringen af udbuddet.

II.2.12) Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1) Betingelser for deltagelse
III.1.1) Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
Liste over og kort beskrivelse af betingelser:

Ingen.

III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Årlig omsætning inden for kontraktens genstand (ESDH systemer).

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Årlig omsætning på mindst 10 000 000 DKK i de sidste 3 regnskabsår inden for kontraktens genstand (ESDH systemer).

III.1.3) Teknisk og faglig kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Referencer, som angives i Udbudsbilag 1A.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:

- Ansøger skal have minimum 3 referencer fra danske offentlige kunder (kommuner, regioner, statslige), eller tilsvarende udenlandske, på ESDH-leverancer af konfigurerbare standard/rammesystemer,

- Referencerne skal være kendetegnet ved nysalg (opgraderingsprojekter tæller ikke) og implementeret indenfor de seneste 3 år.

En og samme reference må gerne dække over flere af ovenstående minimumskrav til referencerne.

III.1.5) Oplysning om reserverede kontrakter
III.2) Kontraktbetingelser
III.2.1) Oplysninger om en bestemt profession
III.2.2) Kontraktudførelsesvilkår:
III.2.3) Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Udbud med forhandling
IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
IV.1.4) Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.5) Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger
IV.1.6) Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger
IV.2.1) Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
Bekendtgørelsens nummer i EUT S: 2018/S 175-396922
IV.2.2) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 02/01/2019
Tidspunkt: 23:59
IV.2.3) Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
Dato: 09/01/2019
IV.2.4) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
Tilbud skal være gyldige indtil: 28/11/2019
IV.2.7) Betingelser for åbning af bud

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2) Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling
Elektronisk fakturering accepteres
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
VI.3) Yderligere oplysninger:
VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Klagenævnet for Udbud
Nævnerens Hus, Toldboden 2
Viborg
8800
Danmark
Telefon: +45 35291095
E-mail: klfu@erst.dk

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

VI.4.2) Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og § § 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til Klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til Ordregiveren, gerne pr. e-mail.

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Carl Jacobsens Vej 35
Valby
2500
Danmark
Telefon: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk

Internetadresse: http://www.kfst.dk

VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
30/11/2018

Send til en kollega

0.197