Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.tietgen.dk/

Indkøb af pilotprojekt for studieadministrativt system

Levering af et studiadministrativt system som et driftssystem og samtidigt som et pilotforsøg med implementering og drift. Systemet skal udvikles til drift af dele af de funktioner og behov, som TietgenSkolen har til et studieadministrativt system. Systemet er dog endnu ikke færdigudviklet, og pilotdriften har til formål at afdække de udestående elementer for videreudvikling af systemet og afklare, hvorledes erhvervsskolernes behov og krav til de studieadministrative systemer kan indarbejdes i systemet og herefter indfries.

Odense V

Undervisningsministeriet har meddelt landets erhvervsskoler, at aftalen om benyttelse af skolernes nuværende studieadministrative system, Easy som studieadministrativt system udløber pr. juli 2019, og at skolerne herefter skal sikre en alternativ løsning for skolernes videre drift.

TietgenSkolen har følgelig behov for at finde indgå kontrakt med en leverandør af et nyt studieaadministrativt system til ikrafttræden senest den 1.7.2019.

Opgaven indebærer:

- Administrativt system, der kan varetage al administration vedr. elever og kursisters aktiviteter, herunder indberetning af årselever til Undervisningsministeriet.

På den baggrund har TietgenSkolen i et samarbejde med landets øvrige erhvervsskoler og alene foretaget en markedsundersøgelse og afsøgt markedets tilbud for levering af studieadministrative systemer til dækning af skolernes respektive behov. TietgenSkolen har udover at deltage i en udførlig undersøgelse med afholdelse af markedsdialog med en række repræsentanter for markedet indbudt 3 leverandører til at komme med et tilbud på levering af et studieadministrativt system til TietgenSkolen.

De indbudte leverandører i markedsundersøgelsen har modtaget en generel og ens orientering om de involverede opgaver, behov og krav til det studieadministrative system, hvorefter Leverandørerne har afgivet bud herpå.

På baggrund af de gennemførte markedsundersøgelser er det konstateret, at der vil være behov for udvikling og videreudvikling af de foreliggende løsninger for studieadministrative systemer til opfyldelse af de krav og behov, som erhvervsskolerne har for understøttelse af skolernes drift.

Kontrakten omhandler følgelig levering af et studiadministrativt system som et driftssystem og samtidigt som et pilotforsøg med implementering og drift. Systemet skal udvikles til drift af dele af de funktioner og behov, som TietgenSkolen har til et studieadministrativt system. Systemet er dog endnu ikke færdigudviklet, og pilotdriften har til formål at afdække de udestående elementer for videreudvikling af systemet og afklare, hvorledes erhvervsskolernes behov og krav til de studieadministrative systemer kan indarbejdes i systemet og herefter indfries.

Det leverede system og pilotdriften kan nærmere beskrives som følgende:

(a) Systemet består af en grundpakke og tilkøbsmoduler. Grundpakken er beregnet til at dække skolernes grundlæggende behov til drift af skolen. Tilkøbsmodulerne kan tilkøbes efter behov og tilfører yderligere funktionalitet til grundpakken.

(b) Systemet i pilotdriften består af 2 delleverancer. En kerne med funktionalitet til at lave optagelse af elever fra grundskolen. En kerne med funktionalitet til alle funktioner i kernen samt tilkøbsmodulerne ”AMU” og ”Skolehjem”.

(c) Løsningen kan som minimum anvendes til følgende uddannelsesområder: EUD, STX, HHX, HTX og EUX.

(d) Håndteringen af AMU-elever og kursister vil skulle, udvikles som et tilkøbsmodul. Dette modul vil indgå i pilotdriften, når modulet udvikles og ligger klar, forudsat at TietgenSkolenønsker dette som en del af pilotdriften.

Tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske UnionsTidende i tilfældene anført nedenfor

- Udbuddet er ikke omfattet af direktivet

Forklaring:

På baggrund af de gennemførte markedsundersøgelser er det konstateret, at der vil være behov for udvikling og videreudvikling af de foreliggende løsninger for studieadministrative systemer til opfyldelse af de krav og behov, som erhvervsskolerne har for understøttelse af skolernes drift.

Under hensyntagen til den foreliggende uafklarede situation, som i markedsundersøgelserne har afdækket, at der hos markedsaktørerne i form af udbyderne af de studieadministrative systemer fortsat pågår en række arbejder for udvikling af tilstrækkelige og dækkende studieadministrative systemer, har Tietgenskolen truffet beslutning om at indgå kontrakt om levering af et studieadministrativt system, indtil der foreligger en nærmere afklaring. Det forventes, at denne afklaring og udvikling kan gennemføres indenfor en etårig periode, hvorefter kontrakten for levering af et endeligt studieadministrativt system kan konkurrenceudsættes. Levering af det studieadministrative system vil følgelig alene blive indgået som en driftsaftale for et pilotprojekt under afklaringsforløbet for et endeligt udbud og indgåelse af kontrakt, når markedet og systemerne er færdigudviklede.

TietgenSkolen har endvidere foretaget en vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridendeinteresse og fundet, at kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.

Dette begrundes i følgende:

Kontrakten om levering af et studieadministrativt system til danske ungdomsuddannelser (danske almene gymnasier samt erhvervsskoler (handelsskoler, tekniske skoler. SOSU-skoler og landbrugsskoler) kræver et indgående kendskab til de danske regler for drift af skolerne og det studieadministrative systems understøttelse af denne drift.

Det studieadministrative system skal anvendes af erhvervsskolernes administrative medarbejdere for håndtering af elever, drift, indrapportering Undervisningsministeriet mv. Denne driftssituation og de medarbejdere, som behandler og anvender det studieadministrative system har behov for løbende i kontraktperioden at kunne gøre brug af support fra leverandøren på dansk.

Det ovenfor angivne medfører krav om indsigt i de danske regler og lovgivning for erhvervsskolernes drift og det studieadministrative systems understøttelse heraf samt sikring af support på dansk, hvilket medfører, at kontrakten ikke kan anses for at have grænseoverskridende interesse, særligt når dette sammenholdes med den begrænsede kontraktperiode og -værdi.

Under hensyntagen til, at der er tale om et område og marked i udvikling, og at kontraktforløbet for det studieadministrative system indgås som et pilotforløb, hvori markedet modnes med (videre-)udvikling af de foreliggende studieadministrative systemer til imødekommelse af erhvervsskolernes krav og behov for understøttelse af driften indgås kontrakten alene for en periode på 1 år.

Sammenfattende og på baggrund af de gennemførte forudgående markedsanalyse, vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse mv., som anført ovenfor, er det Tietgenskolens vurdering, at kontrakten ikke er udbudspligtig jf. herved udbudslovens § 6, stk. 1, nr. 3 modsætningsvis, da tærskelværdien ikke er overskredet og kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Præcise oplysninger om klagefrist(er):

I tilfælde hvor ordregiveren forud for en kontraktindgåelse har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, hvoraf det fremgår, at ordregiveren agter at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, og denne bekendtgørelse indeholder en begrundelse for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske UnionsTidende, og når kontrakten ikke er indgået inden udløbet af 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, skal klage i forbindelse med ordregiverens beslutning om, at ordregiveren har til hensigt at indgå kontrakt med en bestemt virksomhed, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden udløbet af 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK.

Internetadresse: www.kfst.dk