Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.rts.dk

Indkøbet af Pilotfase med Udvata’s studieadministrative system ’Studica’ for perioden jan 2019 - 31.12.2019

Kontraktens genstand:

Leverancen af det studieadministrative system, Studica gennemføres som et driftssystem og samtidigt som et pilotforsøg. Systemet er udviklet til drift af dele af de funktioner og behov, som Roskilde Tekniske Skole har til et studieadministrativt system. Systemet er dog endnu ikke færdigudviklet, og pilotdriften har til formål at afdække de udestående elementer for videreudvikling af systemet og afklare, hvorledes erhvervsskolernes behov og krav til studieadministrative systemer kan indarbejdes i systemer som Studica og herefter indfries.

Indledning:

Undervisningsministeriet har meddelt landets erhvervsskoler, at aftalen om benyttelse af skolernes nuværende studieadministrative system, Easy udløber pr. juli 2019, og at skolerne herefter skal sikre en alternativ løsning for skolernes videre drift.

Roskilde Tekniske Skole (RTS) har følgelig behov for at indgå kontrakt med en leverandør af et nyt studieadministrativt system til ikrafttræden senest den 1.7.2019.

Opgaven indebærer:

- Administrativt system, der kan varetage al administration vedr. elever og kursisters aktiviteter, herunder indberetning af årselever til Undervisningsministeriet.

På den baggrund har RTS i et samarbejde med landets øvrige erhvervsskoler og alene (se separat notat om dette) foretaget en markedsundersøgelse og afsøgt markedets tilbud for levering af studieadministrative systemer til dækning af skolernes respektive behov. RTS har udover at deltage i en udførlig undersøgelse med afholdelse af markedsdialog med en række repræsentanter for markedet indbudt 3 leverandører til at komme med tilbud på levering af et studieadministrativt system til RTS.

De indbudte leverandører i markedsundersøgelsen har modtaget en generel og ens orientering om de involverede opgaver, behov og krav til det studieadministrative system, hvorefter Leverandørerne har afgivet bud herpå.

Udover de gennemførte markedsundersøgelser har RTS kortlagt udgiftsniveauet til levering af systemet i de forudgående år.

Nuværende omkostningsniveau

Det nuværende omkostningsniveau for RTS viser, at den årlige omkostning til studieadministrativt system er ca. 820 000 DKK eksl. moms.

Eftersom den nuværende leverandør af det studieadministrative system, Easy via STIL/Undervisnings-ministeriet ikke længere vil fortsætte driften og tilbyde systemet under de nuværende forhold og vilkår, har Easy ikke været inddraget i det videre forløb og er heller ikke relevant i forhold til afklaringen af udbudspligten for indgåelse af kontrakt på levering af et studieadministrativt system til RTS pr. 1.7.2019.

Alternativ leverandør:

På baggrund af ovenstående har RTS gennemført en længere proces omhandlende behovs-afklaring (se separat notat vedr. denne proces), undersøgelse af mulige leverandører, undersøgelse af leverandørernes mulighed for opfyldelse af RTS’s krav samt indhentning af tilbud på en løsning.

De behov, som RTS har vægtet meget højt i vurderingen er:

— At systemet er åbnet for integration med 3.parts systemer, idet studiesystemet skal levere data til 15+ andre systemer på skolen,

— At systemet er baseret på nyeste teknologi og giver mulighed for at anvende f.eks. kunstig intelligens og anden intelligent brug af data,

— At systemet giver mulighed for en væsentlig reduktion af kompleksiteten af den enkelte medarbejders hverdag,

— At system er beslutningsunderstøttende og guider medarbejderen frem til de korrekte valg.

På baggrund af de gennemførte markedsundersøgelser er det konstateret, at der vil være behov for udvikling og videreudvikling af de foreliggende løsninger for studieadministrative systemer til opfyldelse af de krav og behov, som erhvervsskolerne har for understøttelse af skolernes drift.

På baggrund af de gennemførte markedsundersøgelser er det konstateret, at der vil være behov for udvikling og videreudvikling af de foreliggende løsninger for studieadministrative systemer til opfyldelse af de krav og behov, som erhvervsskolerne har for understøttelse af skolernes drift. Under hensyntagen til den foreliggende uafklarede situation, som i markedsundersøgelserne har afdækket, at der hos markedsaktørerne i form af udbyderne af de studieadministrative systemer fortsat pågår en række arbejder for udvikling af tilstrækkelige og dækkende studieadministrative systemer, har Roskilde Tekniske Skole truffet beslutning om at indgå kontrakt om levering af et studieadministrativt system, indtil der foreligger en nærmere afklaring. Det forventes, at denne afklaring og udvikling kan gennemføres indenfor en etårig periode, hvorefter kontrakten for levering af et endeligt studieadministrativt system kan konkurrenceudsættes. Levering af det studieadministrative system vil følgelig alene blive indgået som en driftsaftale for et pilotprojekt under afklaringsforløbet for et endeligt udbud og indgåelse af kontrakt, når markedet og systemerne er færdigudviklede. Roskilde Tekniske Skole har endvidere foretaget en vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse og fundet, at kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse. Dette begrundes i følgende: Kontrakten om levering af et studieadministrativt system til danske ungdomsuddannelser (danske almene gymnasier samt erhvervsskoler (handelsskoler, tekniske skoler. SOSU-skoler og landbrugsskoler) kræver et indgående kendskab til de danske regler for drift af skolerne og det studieadministrative systems understøttelse af denne drift. Det studieadministrative system skal anvendes af erhvervsskolernes administrative medarbejdere for håndtering af elever, drift, indrapportering Undervisningsministeriet mv. Denne driftssituation og de medarbejdere, som behandler og anvender det studieadministrative system har behov for løbende i kontraktperioden at kunne gøre brug af support fra leverandøren på dansk. Det ovenfor angivne medfører krav om indsigt i de danske regler og lovgivning for erhvervsskolernes drift og det studieadministrative systems understøttelse heraf samt sikring af support på dansk, hvilket medfører, at kontrakten ikke kan anses for at have grænseoverskridende interesse, særligt når dette sammenholdes med den begrænsede kontraktperiode og -værdi. Under hensyntagen til, at der er tale om et område og marked i udvikling, og at kontraktforløbet for det studieadministrative system indgås som et pilotforløb, hvori markedet modnes med (videre-)udvikling af de foreliggende studieadministrative systemer til imødekommelse af erhvervsskolernes krav og behov for understøttelse af driften indgås kontrakten alene for en periode på 1 år. Sammenfattende og på baggrund af de gennemførte forudgående markedsanalyse, vurdering af kontraktens eventuelle grænseoverskridende interesse mv., som anført ovenfor, er det Roskilde Tekniske Skole´s vurdering, at kontrakten ikke er udbudspligtig jf. herved udbudslovens § 6, stk. 1, nr. 3 modsætningsvis, da tærskelværdien ikke er overskredet og kontrakten ikke har grænseoverskridende interesse.