Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/437d0248-02c9-4c0c-ad26-a51d4c0d858d/homepage

Levering, vedligeholdelse, drift, support og videreudvikling af en socialfaglig løsning til Københavns Kommune

Ordregiver ønsker at anskaffe en ny digital socialfaglig løsning. Løsningen skal understøtte arbejdsgange, der styrer opgaver for myndighed og udfører ift. udsatte voksne, herunder også med handicap. De daglige opgaver er fordelt på 2 Borgercentre: Borgercenter Voksne og Borgercenter Handicap samt i centrale funktioner i Socialforvaltningen.

Ordregiver ønsker dermed at anskaffe og implementere en fremtidssikret løsning til at understøtte en stor del af SOF's kerneopgaver. Det er derfor afgørende, at den kommende løsning sikrer høj grad af brugervenlighed, god ledelsesinformation og sammenhængende kvalitativ sagsbehandling.

Løsningen skal sikre, at ledere og medarbejdere oplever en øget kvalitet og lettelse i deres daglige arbejde, samt at borgerne oplever at deres møde med forvaltningen er transparent, koordineret og lovmedholdelig.

København

Løsningen skal være en digital fremtidssikret platform for en stor del af Socialforvaltningens medarbejdere i Københavns Kommune. Dette gælder dels i forhold til opgaveløsningen som myndighed, dels i forhold til konkret udførelse af de bevilligede myndighedsopgaver på voksenområdet herunder hjemløse, psykisk syge, misbrugere, handicappede samt andre socialt udsatte borgere. Det er vigtigt, at forvaltningens nye digitale Løsning kan understøtte Socialudvalgets vision om en koordineret og transparent indsats over for den enkelte borger. En koordineret indsats skal bl.a. sikres gennem én samlet plan til borgeren: Borgerens Plan. Visionen med Borgerens Plan er at styrke samarbejdet med borgeren om en sammenhængende indsats til gavn for borgerens ønskede udvikling, og hvor alle parter kan samarbejde om og med borgeren om dennes udviklingsmål.

Løsningen skal understøtte og facilitere Ordregivers forpligtelser i forhold til den komplekse lovgivning, som området er reguleret af. Løsningen skal dække socialfaglige opgaver og arbejdsgange på tværs af voksenområdet i hele kommunen samt den opgaveløsning, der finder sted på mange forskellige døgn- og dagopholdssteder.

Set fra medarbejdernes synspunkt er der behov for den bedst mulige brugeroplevelse, hvad enten medarbejderen løser sine opgaver på et kontor eller mere mobilt tæt på borgeren. Løsningen skal være let at tilgå og effektiv at anvende også ift. den daglige dokumentation. Den nye løsning skal med andre ord frigive tid til kerneopgaven samt understøtte, at Socialforvaltningen har en høj kvalitet i opgaveløsningen på myndighedsområdet samt en god styring og dokumentation af de tilbudte myndighedsopgaver overfor borgeren. Det er vigtigt, at den tilbudte Løsning kan håndtere Ordregivers volumen, kompleksitet og brugere på flere niveauer. Det at udføre opgaver i socialforvaltningen i landets hovedstad betyder stor bredde og dybde i fagligheden og vil naturligt stille særlige krav til den nye digitale Løsning. Forvaltningen ønsker at ensrette arbejdsprocesser ud fra tanken om, "Hvad der kan være fælles skal være fælles". Men der vil være specifikke målgrupper, som har særlige behov for digital understøttelse.

Socialforvaltningen har udover voksenområdet til opgave at varetage Myndigheds- og Udfører-opgaverne på børneområdet, for både udsatte børn og unge samt børn med handicap. Socialforvaltningen har besluttet at implementere KOMBIT’s DUBU-løsning til understøttelse af Myndighedsopgaverne. Socialforvaltningen har ikke endeligt afklaret, hvilken løsning der skal understøtte dokumentationsopgaverne på udfører-området for børn og unge. Derfor indeholder nærværende udbudsmateriale option på den del – dvs. forretningsbehov der er særlige for børn og unge og som voksenområdets udførerdel skal suppleres med. Et eventuelt tilvalg af denne udfører-option vil betyde væsentlig flere brugere i Løsningen, men en begrænset udvidelse af de forretningsmæssige behov, da dokumentationsbehovet for voksne og børn på udfører-opgaverne kan løses i en fælles Løsning. Derudover er der et behov for en integration fra DUBU til løsningen for at sikre en effektiv overlevering mellem børn Myndighed og voksen Myndighed, hvis barnet skal forsætte med støtte i sit voksne liv.

Socialforvaltningens medarbejdere besidder samlet en stor faglig viden, som kan være værdifuld for den kommende leverandør. Socialforvaltningen ønsker et godt samarbejde med den kommende leverandør, udmøntet i et reelt partnerskab, hvor leverandøren kan få adgang til en kunde med store faglige ambitioner samt en unik socialfaglig viden.

Kontrakten er tidsubegrænset.

Såfremt flere end 4 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de 4 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de beskrevne referencer set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.4) og II.2.4). I forbindelse med vurderingen af en virksomheds egnethed til at løfte opgaven, vil ordregiver lægge vægt på den højeste samlede pointscore på samtlige referenceområder, jf. punkt III.1.3) i henhold til følgende fremgangsmåde.

I forbindelse med udvælgelse af de 4 bedst egnede ansøgere anvendes en pointskala fra 0-10, som angivet nedenfor.

Referencen dokumenterer:

0: Ikke det efterspurgte referenceområde.

1: En helt uacceptabel opfyldelse.

2: En meget ringe opfyldelse.

3: En ringe opfyldelse.

4: En mindre end acceptabel opfyldelse.

5: En acceptabel opfyldelse.

6: En mere end acceptabel grad af opfyldelse.

7: En god opfyldelse.

8: En meget god opfyldelse.

9: En særdeles god opfyldelse.

10: Den bedst tænkelige opfyldelse.

Der vil blive afgivet et point pr. referenceområde på hver af ansøgers 4 afleverede referencer.

Efter pointafgivelse på samtlige referencer og referenceområder, vil ordregiver lave en opsummering af de afgivne point for hvert referenceområde, og der opgøres således en samlet sum pr. referenceområde. Hvert referenceområde er vægtet som følger:

Referenceområde 1, 2, 3 og 4 vægter hver især 100%

Referenceområde 5, 6, 7, 8, 9, 10 og 11 vægter hver især 50%

Den samlede vægtede sum for de 11 referenceområder vil blive lagt sammen til én samlet pointscore for alle 4 referencer, dvs. ordregiver laver en sammentælling af alle afgivne point på baggrund af deres vægtning.

De 4 højest scorende ansøgere vil blive budopfordret til at deltage i den videre proces.

Såfremt flere ansøgere har opnået samme samlede pointscore, vil ordregiver udvælge de bedst egnede blandt disse i henhold til følgende fremgangsmåde.

Ordregiver vil i dette tilfælde gennemgå referenceområderne enkeltvis i den oplistede rækkefølge i punkt III.1.3 og foretrække den ansøger, som har opnået den højeste samlede sum på referenceområde 1. Er der også her pointlighed vil samme vurdering blive foretaget i relation til først referenceområde 2 og dernæst referenceområde 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 og 11 i nævnte rækkefølge, indtil der på denne måde kan ske en udvælgelse blandt de ansøgere, som har opnået samme samlede pointscore.

— Option 1: Understøttelse af udførende opgaver på børne- ungeområdet,

— Option 2: eTavler funktionalitet eller integrationer,

— Option 3: Supplerende miljøer i Driftsmiljøet,

— Option 4: Fælles Sprog III,

— Option 5: Dataadskillelse,

— Option 6: Udvidet datakonvertering,

— Option 7: Visitering samt drift-dokumentation på Plejefamilier,

— Option 8: Talegenkendelse,

— Option 9: Integration med det Fællesoffentlige Kontaktregister (CKR),

— Option 10: Integration til Kvantum (ERP),

— Option 11: Integration til NemLog-in til ekstern adgang,

— Option 12: Integration til Cura Bolig- og Pladsstyring,

— Option 13: Integration til NetForvaltning Sundhed (NFS),

— Option 14: Integration til Medicin.dk

— Option 15: Integration til VAR Healthcare,

— Option 16: Integration til Tilbudsportalen fra Socialstyrelsen,

— Option 17: Integration til STS Adgangsstyring

Den anslåede værdi i afsnit II.2.6 er estimeret på baggrund af 8 års varighed af kontrakten. Ordregiver finder det ikke muligt at opdele kontrakten i delkontrakter, da der er et operativt behov for at indgå kontrakten med én leverandør til levering af Løsningen, da der er forbundet betydelige risici ved kontraktens udførsel.

Ansøger skal vedlægge et udfyldt ESPD afsnit IV.B, der er udfyldt som beskrevet nedenfor.

Ansøgerne skal i ESPD'et afsnit IV.B oplyse følgende økonomiske nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, jf. udbudslovens § 142:

— Samlet årsomsætning i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår,

— Egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår.

Ansøger skal i ESPD'et afsnit IV.B desuden oplyse forsikret beløb i ansøgers gyldige erhvervsansvarsforsikring.

Det er et mindstekrav, at:

— Ansøger har en samlet årsomsætning på 90 000 000 DKK i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår,

— Ansøger har en positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 afsluttede og reviderede regnskabsår,

— Ansøger har en gældende og gyldig erhvervsansvarsforsikring.

Ansøger skal vedlægge et udfyldt ESPD afsnit IV.C, der er udfyldt som beskrevet nedenfor.

Ansøgerne skal i ESPD'et afsnit IV.C oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143;

Ansøgers betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4). Ansøger skal udfylde ESPD'et med angivelse af startdato og slutdato eller periode for udførelse af leverancen, beskrivelse af leverancen, modtager og kontraktværdien. Det bemærkes, at for at medtage en opgave som reference, er det ikke nødvendigt, at kontrakten er endeligt afsluttet. For at en opgave kan medtages som reference, skal erfaringen være opnået inden for de seneste 3 år før ansøgningstidspunktet. Ansøger bedes beskrive tidspunktet for de udførte aktiviteter i referencen.

Konkret efterspørges referencer, der påviser erfaring med:

1) Domænekendskab til de kommunale arbejdsopgaver og -processer for myndighed inden for det socialfaglige område i Danmark eller i et andet land med en tilsvarende offentlig sektor inden for det socialfaglige område;

2) Domænekendskab til de kommunale arbejdsopgaver og -processer for udfører inden for det socialfaglige område i Danmark eller i et andet land med en tilsvarende offentlig sektor inden for det socialfaglige område;

3) Anvendte metoder til opnåelse af høj grad af brugervenlighed i it-systemer og metoder til inddragelse af brugerne;

4) Erfaring med anvendelse af den fælleskommunale rammearkitektur i et it-system;

5) Erfaring med forandringsledelse og organisatorisk implementering af kommunale løsninger med mere end 1 000 brugere;

6) Erfaring med uddannelse af brugere i anvendelse af i it-systemer på det socialfaglige område;

7) Erfaring med forskellige læringskoncepter, differentierede og målrettede undervisningsmedier og -værktøjer til forskellige kommunale brugergrupper;

8) Erfaring med anvendelse af forskellige internationalt anerkendte agile udviklingsmetoder til udvikling og videreudvikling af it-systemer;

9) Erfaring med implementering af åbne og standardiserede snitflader i et it-system;

10) Erfaring med teknisk udrulning, inklusiv test og testplanlægning af komplekse løsninger med mere end 1 000 brugere;

11) Erfaring med applikationsdrift af it-systemer med mere end 1 000 brugere i et 24/7-scenarium.

— Det er et mindstekrav, at ansøger kan påvise mindst én relevant reference indenfor de seneste 3 år vedrørende implementering og drift af applikationer inden for socialområdet i den offentlige sektor i Danmark eller i et andet land med en tilsvarende offentlig sektor inden for socialområdet,

— Det er et mindstekrav, at ansøger i sin ansøgning afleverer beskrivelse af 4 referencer, hvor hver enkelt reference dokumenterer erfaring med mindst ét af de efterspurgte referenceområder 1-11, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3).

Det bemærkes, at såfremt ansøger har vedlagt flere end det maksimale antal referencer (4), lægges der i vurderingen alene vægt på de 4 første angivne referencer i anmodningen. Dette er også gældende for konsortier eller andre sammenslutninger af virksomheder eller såfremt ansøger baserer sin tekniske formåen på en underleverandør. I den forbindelse vil ordregiver primært gennemgå referencer fra hovedleverandøren eller virksomheden, der repræsenterer konsortiet/ sammenslutningen, og sekundært referencer fra underleverandører og øvrige deltagere i konsortiet/sammenslutningen.

Såfremt man ønsker at ansøge om at deltage i denne udbudsproces, skal man udfylde ESPD via Ethics. Udfyld ESPD med de oplysninger, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen, herunder del II.A, II.B, II.C,III.A, III.B, III.C, IV.B og IV.C.

Bemærk at ansøger skal aflevere flere ESPD, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet. Der er til ESPD udarbejdet en "Vejledning til ESPD", der er tilgængelig sammen med udbudsmaterialet og som guider ansøgere til besvarelse.

Ansøger skal i ESPD oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, lille eller mellemstor virksomhed samt hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II.A). Ansøger skal oplyse de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens del III. Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135, stk. 1-3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C). Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 5 (ESPD del III, afsnit C). De efterspurgte oplysninger danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave, og hvilke ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud. Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A). Hvis ansøger ikke selv kan opfylde kravene til finansielle og økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet, så kan ansøger basere sig på andre enheders finansielle og økonomiske og/eller tekniske og faglige kapacitet. I så fald skal ansøgers eventuelle underleverandører tillige vedlægge et særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes, herunder ved sammenlægning af nøgletal.

Det bemærkes ift. punkt IV.2.4), at teknisk dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan afleveres på engelsk.

Ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud.

Ansøgning skal afleveres elektronisk på Ethics, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt I.3).

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud LBK nr. 593 af 2.6.2016 gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Internetadresse: www.kfst.dk