Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.domstol.dk

Kontrakt om levering, drift og vedligeholdelse af Video4-løsningen

Kontrakten omhandler opgradering/udskiftning af den eksisterende videokonferenceløsning (Video3), der består af ca. 241 lokaler/videoinstallationer på tværs af Danmark inkl. Bornholm og Færøerne, så løsningen i videst muligt omfang baseres på funktionalitet og løsningsdesign, der er standard i markedet (Video4).

Kontrakten omfatter endvidere efterfølgende drift, vedligeholdelse og support af Video4.

Kontrakten omhandler endelig drift, vedligeholdelse og support af Video3, indtil den er blevet udskiftet med / opgraderet til Video4.

Se punkt II.2.4) og udbudsmaterialet for nærmere beskrivelse af ydelserne.

Kontrakten vedrører en landsdækkende videokonferenceløsning, hvor hovedudførelsesstedet er Danmark (inklusive Færøerne og Bornholm, men ekskl. Grønland).

Den eksisterende løsning (Video3) er en national videokonferenceløsning i Danmark, inklusive Bornholm og Færøerne, på tværs af justitsområdet (Danmarks Domstole, anklagemyndigheden, Rigspolitiet og Kriminalforsorgen). Den består af ca. 241 lokaler/videoinstallationer i retssale og mindre videokonferencerum, der er geografisk fordelt ud over hele landet – primært hos ovennævnte myndigheder.

Video3-løsningen blev oprindeligt udviklet/udrullet i 2013-2014 og optimeret i 2015-2016. Den er i dag meget stabil, men indeholder udgåede komponenter.

Kontrakten omfatter overordnet følgende Ydelser:

A) Levering af en ny/opgraderet videokonferenceløsning, benævnt Video4-løsningen,

B) drift, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af Video4-løsningen, og

C) transition, drift, vedligeholdelse og support af Video3-løsningen (indtil driftsprøven for Video4-løsningen påbegyndes).

Ad A): Kontrakten omhandler levering af en ny/opgraderet videokonferenceløsningen Video4- løsningen). Ambitionen er, at kombinationen af anvendelse af standardfunktionalitet og en lav grad af kompleksitet skal fremtidssikre Video4-løsningen, så den har en høj kvalitet, og så det bliver nemmere og billigere at udskifte udgåede komponenter og løbende holde løsningen ajour med videokonferencemarkedets udvikling.

Video4-løsningen omfatter alt, hvad der er nødvendigt for at få en funktionsdygtig og velfungerende Video4-løsning.

Det forventes, at Leverandøren genbruger dele af Video3-løsningen, herunder fx skærme, projektorer og kabling, i det omfang det vurderes hensigtsmæssigt.

Udrulningen af Video4-løsningen sker i 5 Delleverancer, hvor den første udgør en pilot, og i samme takt udfases Video3-løsningen, idet de elementer fra Video3-løsningen, Leverandøren vælger at genbruge/videreføre (fx skærme, projektorer og kabling), bliver til en del af Video4-løsningen, når en Delleverance godkendes (Overtagelsesdag).

Ad B): Kontrakten omfatter endvidere den efterfølgende drift, vedligeholdelse og support samt videreudvikling af Video4-løsningen. Dette omfatter eksempelvis overvågning af Video4-løsningen, fejlsøgning og -retning samt opdatering af codec, software mv.

Kunden har i kontraktperioden mulighed for at købe såkaldte Supplerende Ydelser, fx udvidelse af Video4-løsningen med flere Nær- og Fjernender, ligesom Kunden har mulighed for at tilkøbe ikke på forhånd definerede ydelser i form af ændringer og videreudvikling samt konsulentbistand.

Ad C): Kontrakten omfatter også drift, vedligeholdelse og support af Video3-løsningen, indtil driftsprøven for Video4-løsningen påbegyndes.

Video3-løsningen fungerer som anført ovenfor i dag godt og stabilt. Det ændrer dog ikke ved, at visse dele af løsningen er forholdsvis kompleks, og at forældede dele af løsningen skal udfases i takt med udrulning af Video4-løsningen.

Leverandørens forpligtelser i relation til Video3-løsningen går derfor navnlig på at videreføre Video3-løsningen, indtil Video4-løsningens driftsprøve påbegyndes. Det indebærer, at Leverandøren skal drive Video3-løsningen videre, sådan som den overtages (der er dog kun krav om overvågning af centralt udstyr), så den fortsat kan benyttes af Kunden. Leverandøren er ikke underlagt servicemål for Video3-løsningen, og al vedligeholdelse af Video3-løsningens Nær- og Fjernender sker efter aftale og efter dokumenteret tids- og materialeforbrug.

Kunden ønsker med denne mekanisme at sikre, at Leverandøren har sit primære fokus på levering og drift af Video4-løsningen, og at Leverandøren ikke bruger væsentlige ressourcer på at sætte sig ind i og stå på mål for Video3-løsningen, der er under udfasning.

Kontrakten indeholder option på 2 x 1 års forlængelse.

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, sker efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt III.1.3), af de ydelser, som kontrakten omfatter, jf. beskrivelsen i punkt II.1.4) og II.2.4).

Relevansvurderingen foretages på baggrund af, i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af funktionelt og volumenmæssigt sammenlignelige ydelser.

Ved vurderingen af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af sammenlignelige ydelser, vurderes det i hvor høj grad referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med at levere de konkret efterspurgte ydelser.

Kontrakten indeholder option på ”Brugersupport”, der omfatter, at brugeren kan ringe direkte til leverandøren på et telefonnummer, der er dedikeret til Video4-løsningen for at få akut hjælp fx til etablering af opkald, pause af lyd og billede og øvrige funktioner på betjeningspanel. Dette er nærmere beskrevet i Bilag 5.

Kontrakten indeholder desuden mulighed for at tilkøbe en række prædefinerede ydelser - benævnt Supplerende Ydelser - herunder udvidelse af antallet af Nær- og Fjernender (flere videolokaler). Dette er nærmere beskrevet i Bilag 3B.

Kontrakten er af økonomiske- og markedsmæssige hensyn ikke opdelt i delkontrakter. Se udbudsbetingelserne, Bilag B, for nærmere herom.

Kontrakten indeholder krav om sikkerhedsgodkendelse.

Kontraktens varighed på 48 måneder angivet under punkt II.2.7 regnes fra Transitionsdagen (Transitionsdagen er den 5.12.2020, jf. Bilag 0).

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

— Ansøgers samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår,

— Ansøgers egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

Omsætning i det seneste år: Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Egenkapital: Virksomhedens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Baserer en virksomheden sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Se Bilag G til udbudsbetingelserne.

Som mindstekrav kræves en omsætning på minimum 40 000 000 DKK og en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen og egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning henholdsvis egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen og egenkapitalen som virksomhedernes samlede omsætning henholdsvis egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

Ordregiver kræver, at tilbudsgiver og den eller de andre juridiske enheder, som tilbudsgiveren baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

Om udfyldelse af ESPD: Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD, Del II, afsnit C, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Såfremt ansøger er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Ordregiver beregner omsætning og egenkapital ud fra de afgivne oplysninger i de modtagne ESPD'er, Del IV, afsnit B. Selvom oplysningerne fremgår af separate ESPD'er, vurderes de således samlet.

For nærmere oplysninger om ESPD henvises til Konkurrence og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: https://www.kfst.dk/udbud/udbudsregler/espd/

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

En liste over de 5 betydeligste sammenlignelige ydelser (konkrete leverancer), jf. punkt II.1.4 og II.2.4, som ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år inden ansøgningsfristen.

Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:

i. En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder hvilke af de under punkt II.1.4 og II.2.4 anførte ydelsesområder, leverancen vedrørte.

ii. Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen.

iii. Dato for leverancens udførelse.

iv. Navn på kunden (modtager af leverancen).

v. Den økonomiske værdi af leverancen.

Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der allerede er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 første referencer. Referencer herudover vil der blive set bort fra.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt II.2.9.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer en virksomheden sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Se Bilag G til udbudsbetingelserne.

Om udfyldelse af ESPD: Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.C. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD, Del II, afsnit C, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Såfremt ansøger er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

For nærmere oplysninger om ESPD henvises til Konkurrence og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: https://www.kfst.dk/udbud/udbudsregler/espd/

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014.

Kontrakten indeholder krav om sikkerhedsgodkendelse.

Kontrakten indeholder krav om, at der er tegnet produktansvarsforsikring.

Kontrakten indeholder krav i relation til elevpladser.

Ordregiver forventer, at driften af videokonferenceløsningen næste gang vil blive udbudt om 4-6 år.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem jf. adressen i punkt I.3). For at få adgang til udbudsmaterialet, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 27.11.2019. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Interesserede bedes holde sig orienteret via udbudssystemet.

Vedr. punkt I.3) bemærkes, at dele af udbudsmaterialet kun er tilgængeligt via et datarum. Adgang til datarum kan i prækvalifikationsfasen fås på hverdage i perioden 4.-22.11.2019 ved tilmelding via udbudssystemet. Ordregiver henviser til at tilmelde sig 5 dage før ønsket adgang. Der er krav om underskrift af fortrolighedserklæring. Se udbudsbetingelserne for nærmere om adgang til datarum.

Ordregiver afholder et orienteringsmøde om udbuddet fredag den 1.11.2019 i tidsrummet kl. 10:00-12:00. Orienteringsmødet afholdes på følgende adresse: Københavns Byret, Domhuset, Nytorv 25, 1450 København K. Af praktiske hensyn bedes deltagelse meddelt ordregiver via det elektroniske udbudssystem senest onsdag den 30.10.2019 med oplysning om antal deltagere. På mødet vil ordregiver kort forklare baggrunden for udbuddet samt formålet med den udbudte kontrakt, og der vil være lejlighed til at se et eksempel på videokonferenceudstyr i en retssal. Ordregiver vil også give en kort orientering om udbudsprocessen. Ordregiver kan vælge at afholde yderligere orienteringsmøder.

Forud for denne udbudsforretning er afholdt en markedsdialog. Materiale herfra vurderes ikke relevant for udbuddet, men kan udleveres på forespørgsel.

Ansøger skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.

Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af ansøgeren. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke ansøgeren.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153. Ordregiver forbeholder sig mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Ansøgningsfristen i punkt IV.2.2) for at søge om prækvalifikation er angivet i lokal dansk tid.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Udbuddet er med forbehold for opnåelse af bevillingsmæssig hjemmel.

Internetadresse: https://klfu.naevneneshus.dk/

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/

Internetadresse: http://www.kfst.dk