23948sdkhjf

Fakta om udbudet

EU-nr
2020/S 029-066482
Offentliggjort
11.02.2020
Udbudstype
Udbud efter forhandling

Udbyder

Region Sjælland

Mødebooking- og forplejningssystem


Region Sjælland

Udbudsbekendtgørelse

Varer

Retsgrundlag:

Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Officielt navn: Region Sjælland
CVR-nummer: 29190658
Postadresse: Alleen 15
By: Sorø
NUTS-kode: DK02
Postnummer: 4180
Land: Danmark
Kontaktperson: Jan Pedersen
E-mail: janup@regionsjaelland.dk

Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: http://www.regionsjaelland.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394

I.2) Information om fælles indkøb
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=262436&B=RS
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes elektronisk via: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=262436&B=RS
Bud eller ansøgninger om deltagelse skal sendes til den ovennævnte adresse
I.4) Type ordregivende myndighed
Regional eller lokal myndighed
I.5) Hovedaktivitet
Sundhed

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Mødebooking- og forplejningssystem

Sagsnr.: 1.0
II.1.2) Hoved-CPV-kode
30196100
II.1.3) Kontrakttype
Varer
II.1.4) Kort beskrivelse:

Anskaffelse af en løsning til et nyt mødebooking- og forplejningsbestillingssystem til ansatte i Region Sjælland med det formål, at det skal være let at foretage daglige mødebookinger og bestillinger af mødeforplejning. Løsningen skal herudover sikre mulighed for administration og håndtering af relaterede funktioner som opdatering og vedligeholdelse af mødeforplejning og økonomidata.

II.1.5) Anslået samlet værdi
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: nej
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
72000000
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK02
Hovedudførelsessted:

Sorø og Ringsted

II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Anskaffelse af en løsning til et nyt mødebooking- og forplejningsbestillingssystem til ansatte i Region Sjælland med det formål, at det skal være let at foretage daglige mødebookinger og bestillinger af mødeforplejning. Løsningen skal herudover sikre mulighed for administration og håndtering af relaterede funktioner som opdatering og vedligeholdelse af mødeforplejning og økonomidata.

II.2.5) Tildelingskriterier
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium og alle kriterier er udelukkende anført i udbudsdokumenterne
II.2.6) Anslået værdi
II.2.7) Varighed af kontrakten, rammeaftalen eller det dynamiske indkøbssystem
Varighed i måneder: 96
Denne kontrakt kan forlænges: ja
Beskrivelse af forlængelser:

Kontrakten kan forlænges op til 4 gange med op til 12 måneder ad gangen.

II.2.9) Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage
Forventet antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

Udvælgelse af ansøgere vil ske på grundlag af de op til 10 referencer som ansøgerne skal angive i ESPD-formularens del IV C.

Ved vurderingen af referencerne vil der blive lagt på antallet og relevansen af referencerne.

I forhold til relevansen lægges der især vægt på at:

— Referencerne både vedrører mødebooking, forplejning,

— Antallet af brugere svarer til eller overstiger Region Sjællands estimerede 18 000 brugere,

— Referencen indbefattede datakonvertering,

— Referencen indbefattede håndtering af mere end 3 forskellige brugerroller.

II.2.10) Oplysninger om alternative tilbud
Alternative tilbud vil blive taget i betragtning: nej
II.2.11) Oplysninger om optioner
Optioner: ja
Beskrivelse af optioner:

- Option 1: Levering af en e-learningløsning, der kan tilgås af Region Sjællands brugere via Region Sjællands intranet,

- Option 2: Udskrivning/print af produktionssedler i produktionskøkkener,

- Option 3: Modificering af den enkelte brugers eget dash board.

Optionerne er yderligere beskrevet i udbudsmaterialets bilag 13 og 13A.

II.2.12) Oplysninger om elektroniske kataloger
II.2.13) Oplysninger om EU-midler
Udbuddet vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program: nej
II.2.14) Yderligere oplysninger

Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, da immaterielle rettigheder til den leverede løsning er en forudsætning for at kunne opfylde den efterfølgende vedligeholdelsesforpligtelse.

Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger

III.1) Betingelser for deltagelse
III.1.1) Egnethed til at udøve en erhvervsaktivitet, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregistre
III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Ansøgers soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Ansøgeren skal i de seneste 3 afsluttede regnskabsår have en positiv soliditetsgrad beregnet ud fra følgende formel: ((Egenkapital Ultimo/Aktiver ultimo) x 100). Soliditetsgraden bedes angivet i ESPD-formularen Del IV B.

III.1.3) Teknisk og faglig kapacitet
Liste over og kort beskrivelse af udvælgelseskriterier:

Liste indeholdende op til 10 referencer, hvor der inden for de seneste 3 år enten er foretaget levering af et mødebooking- og/eller forplejningssystem, eller har været ydet vedligehold af et tidligere leveret mødebooking- og/eller forplejningssystem.

For hver af referencerne angives følgende:

— Beskrivelse af den løsning, der blev leveret eller vedligeholdt, herunder bl.a..

- beskrivelse af hvorvidt både mødebooking og bestilling af forplejning var omfattet af referencen,

- oplysning om antal brugere,

- oplysning omfanget af datakonvertering

- oplysning om antallet af forskellige brugerroller.

— Oplysning om tidspunkt for kontraktstart,

— Oplysning om tidspunkt for kontraktens udløb,

— Oplysning om kundens identitet (modtager af levering/ydelse) herunder:

- Navn på kontaktperson,

- Kontaktpersons email eller telefonnummer.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:

Ansøger skal have minimum 1 reference, hvor der inden for de seneste 3 år, regnet fra ansøgningsfristen angivet i pkt. IV.2.2 i indeværende bekendtgørelse, har været kontraktstart på en kontrakt vedrørende levering af en løsning, der både inkluderer håndtering af mødebooking og bestilling af mødeforplejning, til en kunde med mere end 500 brugere.

III.1.5) Oplysning om reserverede kontrakter
III.2) Kontraktbetingelser
III.2.2) Kontraktudførelsesvilkår:
III.2.3) Oplysninger om de medarbejdere, der er ansvarlige for kontraktens udførelse

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.1) Proceduretype
Udbud med forhandling
IV.1.3) Oplysninger om rammeaftale eller dynamisk indkøbssystem
IV.1.4) Oplysninger om reduktion af antallet af løsninger eller tilbud under forhandlingerne eller dialogen
IV.1.5) Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de første bud uden at indgå forhandlinger
IV.1.6) Oplysninger om elektronisk auktion
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja
IV.2) Administrative oplysninger
IV.2.1) Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt
IV.2.2) Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Dato: 09/03/2020
Tidspunkt: 23:59
IV.2.3) Forventet dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud eller at deltage til udvalgte ansøgere
Dato: 10/03/2020
IV.2.4) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af tilbud eller ansøgninger om deltagelse:
Dansk
IV.2.6) Minimumsperiode, i hvilken den bydende er forpligtet af sit bud
IV.2.7) Betingelser for åbning af bud

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.1) Oplysninger om gentagelse
Dette er et tilbagevendende offentligt indkøb: nej
VI.2) Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
VI.3) Yderligere oplysninger:

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af et indledende tilbud.

Forhandlingsforløbet forventes at være 1 - 2 fysiske møder i forlængelse af de indledende tilbud, hvor ordregiver og tilbudsgiver vil drøfte muligheder for at optimere løsningens udformning. I forlængelse af forhandlingerne vil ordregiver forventeligt foretage tilpasninger af udbudsmaterialet, og efterfølgende fremsende dette udbudsmateriale til tilbudsgiverne, med henblik på tilbudsgivernes afgivelse af et endeligt tilbud. Ordregiver vil ikke reducere antallet af tilbudsgivere efter gennemført prækvalifikation. Ordregiver forbeholder sig ret til at initiere yderligere forhandlings- og tilbudsrunder.

Der vil ikke ske økonomisk kompensation til tilbudsgivere, der deltager i forhandlingerne.

De obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde, i udbudslovens § 137 finder anvendelse i nærværende udbud.

Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt denne er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 - 136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, medmindre udelukkelse kan undlades på grundlag af udbudslovens øvrige bestemmelser, herunder § 138.

Bemærk at ordregiver forud for tildeling af kontrakt er forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD-formularens del III vedrørende de for udbuddet gældende udelukkelsesgrunde, samt oplysninger afgivet i ESPD-formularens del IV på baggrund af nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. III.1.2 og III1.3. For danske virksomheder vil dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD-formularens del III bestå i en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen mindre end 6 måneder før tilbudsfristen. Dokumentation for en udenlandsk tilbudsgiver afhænger af mulighederne i det pågældende land. For oplysningerne afgivet i ESPD-formularens del IV B på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2 vil en revisorpåtegnet erklæring eller et uddrag af et afsluttet godkendt regnskab kunne udgøre gyldig dokumentation. Bemærk at oplysningerne, der afgives af tilbudsgiver i ESPD-formularens del IV C, på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3, i udgangspunktet udgør dokumentation for opfyldelse af mindstekravet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3 og, at oplysningerne endvidere indgår i vurderingen, der lægges til grund for ordregivers begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte den eller de angivne referencer, med henblik på verificering af oplysningerne.

Dokumentation skal i absolutte udgangspunkt være ordregiver i hænde senest 21 dage fra ordregivers fremsendelse af anmodning til den relevante tilbudsgiver.

VI.4) Klageprocedurer
VI.4.1) Organ med ansvar for klageprocedurerne
Officielt navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnerens Hus, Toldboden 2
By: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark
E-mail: klfu@erst.dk
Telefon: +45 35291095

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

VI.4.2) Organ med ansvar for mæglingsprocedurerne
Officielt navn: N/A
By: N/A
Land: Danmark
VI.4.3) Klageprocedure
Præcise oplysninger om klagefrist(er):

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til ordregiveren, gerne pr. e-mail.

VI.4.4) Tjeneste, hvor der kan fås oplysninger om klageproceduren
Officielt navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
By: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telefon: +45 41715000

Internetadresse: http://www.kfst.dk

VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
07/02/2020

Send til en kollega

0.067