Udbud med forhandling vedrørende kontrakt om support, vedligeholdelse, drift og udvikling af Praktikportalen

Udbuddet vedrører kontrakt om support, drift, vedligeholdelse og udvikling af Professionshøjskolernes it-løsning til håndtering og fordeling af praktikpladser (Praktikportalen).

Udbuddet vedrører kontrakt om support, drift, vedligeholdelse og udvikling af Professionshøjskolernes it-system Praktikportalen. Der er tale om kundejet kildekode udviklet af tredjemand. Systemet anvendes af ca. 135.000 brugere, hvoraf nogle brugere har adgang til flere Institutioner og uddannelser.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiver forbeholder sig retten til at antage det indledende tilbud, ligesom Ordregiver forbeholder sig retten til at gentage forhandlingsprocedurer i det omfang, at Ordregiver vurderer, at der er behov herfor.

Efter prækvalifikation, vil de prækvalificerede tilbudsgivere få adgang til kildekoden til systemet. Da der ikke gives fuld, elektronisk adgang til det komplette materiale ved offentliggørelse, forlænges tilbudsfristen med fem (5) dage i henhold til betingelserne i udbudslovens § 133.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller forhandlinger.

Kontrakten kan forlængelse i op til 2 x 12 måneder

Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskravene, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag tre (3) Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.

Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest sammenlignelige referencer.

Ordregiver vil vurdere følgende positivt:

• At referencerne i videst muligt omfang angår vedligehold, support og drift af et system med en kundeejet kildekode.

• At referencer på vedligehold, support og drift af et system angår leverancer til Professionshøjskoler eller tilsvarende uddannelsesinstitutioner mere end referencer til andre typer af uddannelsesinstitutioner.

• At referencer i videst muligt omfang viser erfaring med videreudvikling af en kundeejet kildekode.

• At antallet af brugere af referencesystemet er sammenligneligt i forhold til nærværende udbuds forventede omfang.

Tilbudsgiver skal som en del af ansøgningen udfylde en udgave af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er.

ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kriterierne medhensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:

— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør

— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet

— Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Ansøger skal udfylde ESPD'ets Del III

— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme

— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger

— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet”.

Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1-3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135 stk. 4 og 5.:

Ansøger skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137 stk. 1:

- Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1.

- Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2.

- Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3.

- Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 4.

- Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 5.

Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Ansøgere.

Ansøger skal oplyse ”Gennemsnitlig årsomsætning” for de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist.

Ansøger skal oplyse likviditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

Likviditetsgraden skal beregnes efter følgende formel: Omsætningsaktiver x 100 /Kortfristet gæld.

Det er et mindstekrav, at den gennemsnitlige årsomsætning er på mindst DKK 20 mio. i de anførte afsluttede regnskabsår.

Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden er minimum 30% for hvert af de seneste tre (3) afsluttede.

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud. En definition af, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference, er;

At referencerne i videst muligt omfang angår vedligehold, support og drift af et system med en kundeejet kildekode.

At referencer på vedligehold, support og drift af et system angår leverancer til Professionshøjskoler eller tilsvarende uddannelsesinstitutioner mere end referencer til andre typer af uddannelsesinstitutioner.

At referencer i videst muligt omfang viser erfaring med videreudvikling af en kundeejet kildekode.

At antallet af brugere af referencesystemet er sammenligneligt i forhold til nærværende udbuds forventede omfang.

Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato.

Referencerne skal være igangsat eller udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før ansøgningsfristen.

For referencer med startdato, der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som ansøger har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra ansøgningsfristen. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Referencerne skal indeholde følgende:

1. Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig, herunder antallet af brugere. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).

2. Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne.

3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt.

4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Det er et mindstekrav, at der anføres en (1) reference, der indeholder drift, vedligeholdelse, support og udvikling af en kundeejet kildekode.

Mindstekravet kan opfyldes ved en reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør, at hver af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde.

Ansøger, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

Hvis Ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i udbudsbetingelserne.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.

Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet.

Det er Ansøgers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.

I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelserne vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end syv (7) dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud(i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.