Udbud af it-understøttelse af Færdselsstyrelsens virksomhedskontrol af overholdelse af køre- og hviletidsregler samt arbejdstidsregler.

Færdselsstyrelsen skal anskaffe et eller flere it-system/er til it-understøttelse af Færdselsstyrelsens virksomhedskontrol af overholdelse af køre- og hviletidsregler samt arbejdstidsregler.

Sydjylland, samt Sjælland

Færdselsstyrelsen skal anskaffe et eller flere it-system/er til understøttelse af virksomhedskontrol af køre- og hviletidsbestemmelser, herunder håndtering af takografdata. Færdselsstyrelsen har myndighedsopgaven i Danmark med at kontrollere føreres og virksomheders overholdelse af køre- og hviletidsbestemmelserne ved godskørsel (over 3,5 tons) og bustransport (over 9 personer) for køretøjer, der er ejet af danske virksomheder. Færdselsstyrelsen foretager kontrol svarende til 165.000 antal arbejdsdage, hvilket omfatter ca. 500-2.000 årlige sager. Færdselsstyrelsen skal have en fremtidig systemunderstøttelse for området for virksomhedskontrol af køre- og hviletid samt arbejdstidsreglerne, herunder både it-understøttelse af a) sagsstyring og b) håndtering af takografdata.

Der henvises til udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.11.

Hvis mere end 3 ansøgere opfylder de fastsatte mindstekrav jf. Sektion III, vil Ordregiver prækvalificere de 3 bedst egnede ansøgere, som herefter opfordres til at afgive tilbud. Udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere sker på baggrund af de fremsendte referencer jf. afsnit III.1.3, herunder i hvilket omfang disse vurderes at være tilsvarende den udbudte opgave, jf. afsnit II.2.4. Som følge heraf vil antallet af referencer ikke være afgørende for udvælgelsen alene, men i højere grad de enkelte referencers konkrete indhold, relevans og sammenlignelighed med den udbudte opgave og dennes omfang og formål. Eksempelvis bliver referencer, der demonstrerer erfaring med levering af sagsstyringssystemer samt håndtering af takografdata evaluereret højere end referencer der kun demonstrerer erfaring med levering af en af delene – enten a) sagsstyring eller b) håndtering af takografdata.

Udbuddet indeholder følgende obligatoriske optioner: Option 1: konsulenttimer, Option 2: Træning, Option 3: Leverandørens overtagelse af det fulde driftsansvar, Option 4: Ophørsassistance. Optionerne er nærmere beskrevet og kravsat i Bilag 9. Optionerne prissættes i Bilag 9.A.

Udbuddet indeholder derudover en option på forlængelse af kontraktens varighed i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.7). Aftalen gælder fra dens indgåelse og udløber automatisk 6 år efter Overtagelsesdagen, medmindre Kunden forinden har udnyttet sin udtrædelsesadgang i Aftalens punkt 5, Aftalen er ophævet på grund af væsentlig misligholdelse i henhold til Aftalens bestemmelser herom, opsagt i henhold til Aftalens punkt 25.5 eller er forlænget i henhold til punkt Aftalens 25.2. Kunden kan med et skriftligt varsel på 3 måneder forud for Aftalens udløbstidspunkt, forlænge Aftalen i op til 2 X 24 måneder på uændrede vilkår. Aftalens varighed er beregnet på baggrund af Kundens forventning om, at der er 8 måneder mellem kontraktunderskrivelse og indtil Overtagelsesdagen.

Ad II.1.6) Færdselsstyrelsen har valgt ikke at opdele i særskilte aftaler, da ydelsen af markedsmæssige- og økonomiske hensyn kun giver mening at udbyde som en helhed.

Ad II.1.5) Kontraktens værdi er oplyst på baggrund af Kundens skøn over forventet omkostningsniveau på tidspunktet for offentliggørelse af udbuddet. Dette skøn over værdien af Aftalen er behæftet med usikkerhed.

Ansøgeren skal bekræfte den økonomiske formåen i ESPD del IV.B “Finansielle nøgletal” med information fra seneste årsregnskab ved ansøgningstidspunktet i relation til følgende økonomiske nøgletal:

1. Årsomsætning

2. Egenkapital: samlet egenkapital inkl. Aktiekapital, reserver, opskrivninger, overført resultat mv.

I tilfælde af at Ordregiver kræver dokumentation for ovenstående, skal ansøgeren oplyse den seneste reviderede årlige finansielle rapport. Hvis den ikke er på engelsk eller dansk, bliver ansøgeren spurgt om også at levere et referat på engelsk.

Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders kapacitet (fx moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx konsortium) skal information vedrørende ESPD del IV. tillige angives i et separat ESPD for hver af disse enheder jf. afsnit VI.3) “Yderligere oplysninger”. Det er ansøgers ansvar at sikre, at mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt, når ansøgningen baseres på en anden enheds kapacitet eller ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium).

1. Årsomsætning for seneste årsregnskab skal minimum være: 20.000.000 DKK

2. Egenkapitalen for seneste årsregnskab skal minimum være: 5.000.000 DKK

Hvis værdierne ikke er oplyst i pågældende valuta (DKK) vil Ordregiver omregne værdierne baseret på den officielle valutakurs på datoen for ansøgningsfristen.

Ansøger skal i ESPD del IV.C: “Teknisk og faglig formåen” vedlægge de op til 5 betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste 5 år. Med udført inden for de sidste 5 år menes, at referencerne ikke må være afsluttet tidligere, end den dato der nås, når der regnes 5 år baglæns fra datoen for aflevering af prækvalifikationsansøgning. Referencer ældre end dette vil ikke blive inddraget. Referencer der endnu ikke er endeligt færdiggjort, kan inddrages i ansøgningen, men det er i givet fald vigtigt at ansøger anfører, hvad der er udført for referencen på ansøgningstidspunktet. Hver reference bør indeholde:

• En beskrivelse af den specifikke leverance herunder formål, omfang og delleverancer, i den leverede løsning

• Information om Kunden

• Information om hvornår projektet blev udført (start og slutdato, hvis det er slut)

• Information om den estimerede kontraktsum (hvis muligt)

• Information om ansøgerens rolle og ansvar i leverancen

Mangler eller uklarheder i beskrivelsen af ovenstående kan have negativ betydning for udvælgelsen, jf. afsnit II.2.9). Opmærksomheden henledes på, at tekstboksen i ESPD del IV.C kan rumme mere tekst end hvad der er synligt, samt at det er muligt kopiere tekst ind i boksen.

Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders referencer (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller hvis ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal information vedrørende ESPD del IV.C angives i et separat ESPD for hver af de deltagende enheder. Referencelisten må ikke overstige de 5 mest sammenlignelige og relevante referencer. Hvis ansøgeren baserer sig på en eller flere enheders kapacitet (f.eks. et moderselskab eller søsterselskab eller en underleverandør) eller ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), vil det maksimale antal referencer, der skal indsendes, fortsat skulle respekteres og må således ikke overstige 5, når de lægges sammen. Skulle ansøgningen alligevel inkludere mere end 5 referencer, vil Ordregiver inddrage de 5 seneste referencer regnet fra datoen for endelig levering (referencer der endnu ikke er færdiggjort, vil i så fald ikke blive inkluderet).

Ingen minimumskrav.

I henhold til udbudslovens (lov nr. 1564 af 15.12.2015) § 148 er det et krav, at ansøger udfylder et European Single Procurement Document (ESPD), hvilket tjener som ansøgningen om prækvalifikation. Ansøger skal ikke indsende yderligere dokumentation på tidspunktet for ansøgning.

ESPD'et er offentliggjort som en del af udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.3. ESPD'et skal udfyldes via Ethics.

Ansøger skal udfylde ESPD'ets afsnit II, A, B og C, afsnit III A, B og C, afsnit IV B og C samt afsnit V. I henhold til udbudslovens § 144 kan ansøger støtte sig på andre økonomiske aktørers økonomiske/finansielle og/eller tekniske/professionelle formåen, uanset det juridiske forhold mellem aktørerne.

En ansøger der støtter sin ansøgning på andre økonomiske aktører skal sørge for, at der indsendes ESPD'er med udfyldte relevante oplysninger fra hver af de aktører, som ansøger støtter sig på. Dette gælder også, hvis ansøger udgør en sammenslutning af aktører, f.eks. et konsortie, i så fald skal hver deltager i konsortiet/sammenslutningen udfylde seperate ESPD'er med udfyldte oplysninger i ESPD afsnit II-V.

Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, skal ansøgerne sikre, at samme juridisk enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. I henhold til punkt IV.2.4) skal ansøgning og tilbud, inklusive bilag, afleveres på dansk. Dokumentation, som ikke forefindes på dansk kan afleveres på engelsk.

Forud for tildelingsbeslutningen indhenter ordregiver dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD'et, jf udbudslovens § § 151-155. Ordregiver forventer at anmode tilbudsgiverne om dokumentation i forbindelse med budopfordringen, jf. udbudstidsplanen i udbudsbetingelserne.

Ansøger/tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsprocessen, hvis ansøger/tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135, 136 og 137, stk. 1, nr. 1, 2 og 4. Ansøger skal afgive oplysninger herom i ESPD'et.

I overensstemmelse med artikel 5k i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, er Ordregiver forbudt at tildele Kontrakten til: a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland, b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i a) eller b),

herunder, hvis de tegner sig for mere end 10 % af kontraktværdien, underentreprenører, leverandører eller enheder, hvis formåen er udnyttet, jf. udbudsdirektiverne. Sammen med anmodningen om dokumentation for oplysninger i ESPD, vil Ordregiver forlange en erklæring fra Tilbudsgiver, hvor Tilbudsgiver erklærer, at der ikke er russisk involvering i kontrakten, der overskrider grænserne fastsat i artikel 5k. Ordregiver kan anmode om yderligere oplysninger eller dokumentation for den vindende tilbudsgivers ejerstruktur.

Ansøgning om prækvalifikation skal afgives via Ethics som angivet i afsnit 1.3 i denne udbudsbekendtgørelse.

Al kommunikation, herunder spørgsmål skal ske via Ethics. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudsportalen, kan ansøger fra kl. 09.00 til kl. 16.00 på arbejdsdage rette telefonisk henvendelse til Ethics Support: på telefonnummeret +45 7022 7007. Såfremt et teknisk problem antages at ville berøre flere ansøgere, vil der blive offentliggjort information herom på udbudsportalen.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i stand still-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i stand still-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/klagevejledning/