Internetadresse(r):

Overordnet internetadresse: www.politi.dk

Internetadresse for køberprofilen: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/324819

Kontrakt om udvikling, vedligeholdelse, support og videreduvikling af en løsning til håndtering af digitale særakter

Ordregiver ønsker at anskaffe en løsning til digitalisering af særakter. En særakt er en samling af tidligere strafferetlige afgørelser mod en borger, og særakten omfatter oplysninger om strafbare forhold samt personlige oplysninger. Særakterne anvendes i forbindelse med efterforskning, tiltalevurdering/sagsforberedelse eller berammelse af retsmøde. Den udbudte kontrakt omfatter udvikling, vedligeholdelse, support og videreudvikling af en løsning til håndtering af digitale særakter jf. pkt. II.2.4).

Landlystvej 34, 2650 Hvidovre

1) Baggrund og formål:

Ordregiver ønsker at digitalisere særakterne som et led i digitaliseringen af justitsvæsenet. Arbejdet med særakter foregår i dag ved, at særakterne og de tilhørende personlige oplysninger indsamles og distribueres papirbaseret. Ordregiver ønsker at digitalisere særakterne, således at særakter kan rekvireres via en digital blanket. Særakten fremsendes efterfølgende digitalt. Digitaliseringen af særakterne skal centraliseres under Politiets Administrative Center (PAC) i Holstebro som et særaktkontor i tilknytning til Kriminalregisteret.

Ordregiver idriftsætter i 2018 et ESDH system baseret på Workzone, og løsningen til håndtering af digitale særakter, skal baseres på ordregivers ESDH system. Ordregiver vil således placere en kopi af ESDH systemet i en særskilt silo med henblik på, at de fremtidige løsning til digital håndtering af særakterne skal være kompatibelt med denne kopi.

Ordregiver varetager selv drift af leverandørtest-, kundetest- og driftsmiljø.

2) Ydelser:

Kontrakten omfatter følgende hovedydelser, som vil blive uddybet nærmere i udbudsmaterialet:

A) Udvikling og etablering af løsningen:

Leverandøren skal udvikle og etablere løsningen med fokus på brugervenlighed og sikkerhed. Løsningen skal være kompatibel med en kopi af Kundens ESDH system.

1) Udvikling af en løsning med følgende elementer:

a) Konfigureret brugergrænseflade så sagsbehandling understøttes,

b) Indlæsning af scannet PDF fil så filnavn vises i en oversigt,

c) Modtage data fra egenudviklede digitale formularer og vise informationen i oversigt,

d) Modtage PDF filer vedhæftet egenudviklede digitale formularer og vise filer i oversigt,

e) Samle PDF filer i én PDF fil sorteret og med indholdsfortegnelse,

f) Placeret samlet PDF fil i en folderstruktur,

g) Sende samlet PDF som krypteret mail til ekstern mailadresse,

h) Slette filer efter et defineret tidsrum,

i) Sende autogenerede mails til interne og eksterne mailadresser.

B) Vedligeholdelse og support:

Leverandøren skal levere vedligeholdelse og support af løsningen, som udvikles af leverandøren. Dette vil bl.a. omfatte opdatering af programmel, overholdelse af sikkerhedskrav mv. Leverandøren skal varetage den support bestående af 3. level support samt telefonisk støtte til 2. level support. 1. og 2. level support (med telefonisk støtte fra leverandøren) varetages af ordregiver selv. Vedligeholdelse og support vil ikke omfatte den kopi af ESDH-systemet, som Løsningen er baseret på.

C) Videreudvikling:

Leverandøren skal løbende og i takt med den teknologiske udvikling videreudvikle løsningen bl.a. som følge af ændrede og nye lovgivningskrav, herunder ændrede og nye krav til ordregivers behandling af persondata, ændringer i trusselsbilledet samt ændringer nødvendiggjort i forhold til understøttelse af det forretningsmæssige behov, såsom fx videreudvikling af løsning til en portalløsning eller ændringer i procedurerne for ordregivers sagsbehandling, herunder automatisering af manuelle arbejdsgange, eller ændrede tekniske forhold hos ordregiver, herunder integrationer til Kundens øvrige løsninger.

D) Konsulent- og ophørsydelser bistand:

Leverandøren skal til levere konsulentydelser, herunder uddannelse, samt ophørsydelser ved ophør, herunder ved hjemtagelse eller overdragelse til en ny leverandør.

Kunden kan ved udløbet af de 48 måneder forlænge Kontrakten på uændrede vilkår med 2 gange 12 måneder. Forud for hver forlængelse skal Kunden give Meddelelse til Leverandøren senest 3 måneder før Kontraktens udløb.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

- Tilbudsgivers samlede årsomsætning i det seneste disponible regnskabsår.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet:

— Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

— Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst 5 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD, del IV.C, med angivelse af oplysninger om de væsentligste referencer for tilsvarende leverancer udført indenfor de seneste 3 år inden udløb af tilbudsfristen.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. punkt III.1.3).

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte den i referencen angivne kunde med henblik på at få verificeret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

— Som mindstekrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet kræves, at tilbudsgiver kan dokumentere relevant erfaring med tilsvarende leverancer i form af minimum 3 sammenlignelige referencer. Som sammenlignelige referencer anses referencer for tilsvarende opgaver, forstået som opgaver, hvor tilbudsgiver enten har leveret en løsning eller videreudvikling af en løsning, der er kompatibelt med et ESDH system.

Referencerne skal være udført indenfor de seneste 3 år inden udløb af tilbudsfristen. Ved angivelse af dato for leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevante omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30.6.2014.

Kontrakten indeholder krav om, at relevante medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, skal kunne sikkerhedsgodkendes.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3). Her tilgås udbuddet under »Igangværende offentlige udbud«. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Tilbuddet skal være på dansk, jf. pkt. II.2.4.), dog således at licensbetingelser til bilag 15 (Licensbetingelser) kan indleveres på engelsk.

Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 26.11.2018. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail: dksupport@eu-supply.com, eller telefon (+45) 70 20 80 14.

I relation til punkt II.2.6) bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid, inklusive prisen for alle optioner.

I relation til punkt II.2.7) bemærkes, at den anførte kontraktlængde er fra kontraktunderskrivelse.

Tilbudsgiver skal som sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.

Tilbudsgiveren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt udelukkelsesgrunden anført i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens § § 151-152, jf. § 153.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudsbetingelserne.

Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0

Internetadresse: http://www.kfst.dk

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på www.erhvervsstyrelsen.dk

Internetadresse: http://www.kfst.dk